Assistant de direction (m/f/x)

Talent.brussels (Bruxelles Fonction publique)

Code de sélection

AFB21035

Langue

Français

Diplôme

Bachelier

Type de contrat

Statutaire

Niveau de fonction

B

Type de recrutement

Pas applicable

Durée

Pas applicable

Temps plein/temps partiel

Pas applicable

Contenu de la fonction

Votre mission principale pour Talent Brussels s'agira d'assister la Direction générale au quotidien:

  • vous organisez/communiquez les agendas croisés de la Direction générale;
  • vous assurez la gestion quotidienne/le bon suivi de la correspondance entrante et sortante de la Direction générale;
  • vous assurez le secrétariat du Conseil de direction et des rencontres hebdomadaires avec le cabinet de la fonction publique :
  1. vous préparez l'ordre du jour,
  2. vous rédigez les PV,
  3. vous préparez les dossiers,
  4. vous veillez au bon suivi des points de décisions;
  • vous assurez le suivi administratif des dossiers de la Direction générale :
  1. vous assurez le suivi et la coordination des questions parlementaires,
  2. vous assurez le suivi de la préparation des notes au Gouvernement,
  3. vous assurez le suivi des publications au Moniteur belge;
  • vous prenez des contacts avec les autres administrations régionales, les Cabinets ministériels (Fonction publique, Ministre-Président…), l'Inspection des Finances, etc.;
  • vous créez et mettez à jour des listes, des banques de données (associations, personnes de contact, invitations, etc.);
  • vous assurez des relectures sur la forme de documents, notes, dossiers, etc.

    Plus d'info sur la fonction ?

    DE PLAEN Ghislaine 
    Assistante RH-Support
    E-mail: gdeplaen@talent.brussels

 

Employeur

Il y a 1 poste vacant auprès de la Direction Générale de Talent Brussels située Boulevard Emile Jacqmain, 20, 1000 Bruxelles 

Vous êtes passionné de ressources humaines et recherchez un nouveau défi ? Vous avez envie de mettre vos talents au service de toute la région bruxelloise ?
Notre équipe Pilotage cherche ses prochains collègues.
Talent.brussels est une jeune organisation qui a pour mission de dynamiser la gestion des ressources humaines au niveau de la région bruxelloise. Une de nos activités clés est la sélection des collaborateurs statutaires de la Région bruxelloise.
Si vous nous rejoignez, vous contribuerez, au sein d'une équipe de 5 collègues motivés, à soutenir la Direction Générale au quotidien.
Les collaborations avec des partenaires externes, régionaux ou d'autres entités, seront quotidiennes car nous travaillons ensemble au service de Bruxelles.

Talent.brussels (Bruxelles Fonction publique) est un nouveau service public régional créé pour apporter support et conseils à l'ensemble des différents services publics et organismes d'intérêt public régionaux bruxellois.
L'objectif poursuivi est de regrouper au sein d'une seule et même entité les missions régionales à caractère transversal définies par le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale.

Concrètement, alors que les autres entités publiques remplissent des missions spécifiques liées à l'une ou l'autre matière précise (propreté, environnement, emploi, …), le rôle de Talent.brussels est d'apporter des réponses communes et des solutions mutualisées à des enjeux ou des besoins transversaux qui dépassent le domaine de compétence d'un organisme en particulier.

Afin de répondre à ces défis, Talent.brussels est appelé à collaborer avec les agents des différentes entités publiques bruxelloises, avec leurs mandataires ainsi qu'avec les candidats à des sélections statutaires pour ces mêmes organismes, indépendamment de leur niveau d'étude, leur origine géographique ou leur rôle linguistique (francophone ou néerlandophone).

Missions principales :

  • soutenir et accompagner la création de services et projets communs sur le territoire de la région;
  • centraliser, coordonner et organiser les épreuves en vue de constituer des réserves de recrutement statutaires. A la demande, offrir un support pour les autres épreuves et sélections ainsi que pour l'orientation, la mobilité et les certifications du personnel de la fonction publique régionale;
  • offrir un appui juridique nécessaire à l'élaboration et à l'interprétation du statut des agents des services de la fonction publique régionale;
  • coordonner l'observatoire de l'emploi au niveau régional;
  • apporter un conseil juridique et faire le suivi de contentieux dans ses domaines de compétences;
  • assurer le secrétariat de différentes commissions de la région liées aux matières de la fonction publique. 

     

Conditions de participation

Compétences


Compétences comportementales
 

  • Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
  • Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
  • Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
  • Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
  • Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Compétences techniques
 

  • Communication écrite
  • Communication orale


Une bonne motivation est également importante.

Attention ! La motivation et les compétences en gras sont considérées comme particulièrement importantes pour la fonction et ont une valeur plus importante dans le score final (X2). 

Atouts
 

  • Vous avez une bonne connaissance du néerlandais et êtes prêt à travailler dans un environnement bilingue.
  • Vous êtes un organisateur hors pair.
  • Vous savez gérer les relations entre personnes de manière diplomatique.

Conditions de participation


1. Diplôme requis à la date limite d'inscription :
 

  • Diplôme de l'enseignement supérieur économique de type court délivré par une haute-école belge après au moins 3 ans d'études dans une orientation secrétariat de direction ou assistant de direction.


Téléchargez votre diplôme dans le C.V. en ligne de votre compte ‘Mon Selor' au moment de l'inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

 Quelles sont les autres possibilités de participation en matière de diplôme ? 

  • Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l'un des diplômes précités.
  • Vous participez sous réserve lorsque :
    • vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique : 
      Vous n'avez pas encore obtenu l'équivalence de votre diplôme ? Adressez-vous dès maintenant (la procédure étant relativement longue) auprès du Ministère de la Communauté française (02/690.80.00) et envoyez-la à Selor.
       
    • vous avez obtenu votre diplôme dans une langue autre que le français : 
      En fonction de votre situation, vous devrez peut-être obtenir un certificat linguistique chez Selor pour attester de votre connaissance du français. Pour ce faire, vous devez vous inscrire en ligne.

Vous n'êtes pas certain que votre diplôme vous donne accès à la sélection ou vous ne savez pas si vous devez passer un test linguistique ?
Informez-vous auprès la personne de contact de Selor avant la date limite d'inscription (voir « Données de contact Selor »).


2. Expérience requise à la date limite d'inscription : 

Une expérience professionnelle pertinente dans le domaine du secrétariat de minimum 1 année répartie dans au moins 2 des 4 tâches reprises ci-dessous:
 

  • suivi administratif des dossiers de la direction : rédaction de courriers, résumé de dossiers, coordination de réponses à des questions internes ou externes.
  • Personne de contact pour les clients internes et externes.
  • Gestion des agendas de la direction.
  • Organisation de réunions et/ou d'évènements pour la direction.



Complétez votre C.V. en ligne de la manière la plus complète en tenant compte de la « Vérification des conditions de participation » sous la rubrique « Procédure de sélection » et ce avant la date limite d'inscription. 





 

Offre

Conditions de travail


Vous serez engagé en qualité d'Assistant (niveau B) avec le barème de traitement correspondant B101. 
 

Rémunération
Traitement de départ minimum :30066,07EUR (salaire annuel brut avec 1 année d'ancienneté, déjà adapté à l'index actuel, allocations réglementaires non comprises).



Avantages 

  • 35 jours de congés par an
  • Possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme (après avoir réussi l'examen organisé par Selor): 600€, 2400€ ou 3.200€ brut par an (non indexé et dépendant du niveau).
  • Chèque repas d'une valeur de 8 euros/jour presté
  • Assurance hospitalisation
  • Possibilité de télétravail
  • Abonnement STIB, SNCB, TEC et/ou De Lijn offert
  • Accessibilité aisée via les transports en commun
  • Horaires adaptés
  • Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo (24 centimes/km)


Conditions d'affectation

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être nommé – remplir les conditions suivantes à la date d'affectation :

  • être belge ou ressortissant d'un autre État faisant partie de l'Espace Économique Européen ou de la Suisse
  • jouir des droits civils et politiques
  • avoir une conduite conforme aux exigences de la fonction visée.
  • être porteur d'un diplôme ou certificat d'études en rapport avec le niveau du grade à conférer.

Vous serez nommé après avoir accompli avec succès la période de stage requise.
Information importante : cette sélection concerne un organisme régional. Les accessions fédérales ne sont pas applicables dans ce contexte. Vous devez donc disposer d'un diplôme de niveau bachelier pour entrer en service.
 

Procédure

Selor mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l'égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d'outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap,… ne jouent aucun rôle dans l'évaluation de vos compétences.


Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité. Toutes les fonctions s'adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.


Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?

Consultez la rubrique ‘procédure de sélection' de cette description de fonction pour en savoir plus sur les mesures proposées (aménagements raisonnables, adaptation de poste,…).


Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?

Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

Important
 

  • Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening' de votre compte en ligne Mon Selor afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
  • les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par voie électronique. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
  • Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d'inscription mentionnée dans l'onglet ‘Mes procédures de screening'. Passé ce délai, si vous n'êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
  • Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d'organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l'épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
  • En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne de contact mentionnée dans la rubrique « Données de contact Selor » le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
  • Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.


 

Étapes de sélection
 

1. Vérification des conditions de participation


Étape 1.1  : Vérification du diplôme

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme requis comme décrit à la Rubrique "Profil". La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger (voir rubrique ‘Conditions de participation') et sur base du C.V. en ligne tel qu'il aura été complété dans « Mon Selor » à la date limite d'inscription. 

Étape 1.2   : Vérification de l'expérience requise 


Vous serez admis à la sélection à condition de posséder l'expérience professionnelle appropriée comme décrite à la rubrique "Profil". La vérification de votre expérience se fait sur base du C.V. en ligne tel qu'il aura été complété dans « Mon Selor » à la date limite d'inscription. . 


A quoi devez-vous être attentif ? 
Complétez votre C.V. dans la langue de l'emploi pour lequel vous postulez.

Si vous postulez pour un emploi pour lequel une expérience est requise .

Nous vous conseillons d'accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos responsables de sélection pour le screening qualitatif des C.V.
 

2. Screening spécifique à la fonction



Étape 2.1  : Screening spécifique - épreuve informatisée (+/- 1h30) 

Cette épreuve sera organisée si plus de 12 candidats ont réussi l'étape précédente ( 1. Vérification des conditions de participation).

Les compétences suivantes seront mesurées à l'aide d'une épreuve informatisée :  

  • Analyser l'information
  • Résoudre des problèmes


Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100 .
Tenant compte du nombre d'emplois à pourvoir, seuls les 12 premiers lauréats seront conviés à l'épreuve suivante.
En cas d'égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Cette épreuve se déroulera vers la fin du mois d'octobre 2021  (sous réserve). Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à l'épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l'étape précédente. Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours. Après réception de votre résultat à cet épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit. 


Étape 2.2 : Screening spécifique -  épreuve écrite (+/- 30 minutes ) - entretien (+/- 1h ) organisé par voie électronique.

Ce test sera organisé à distance. Pour les modalités pratiques, vous serez contacté par l'un de nos collaborateurs qui vous expliquera la marche à suivre.  

L'épreuve orale sera précédée par une épreuve écrite. Vous recevrez le temps nécessaire pour préparer ce cas. Cette dernière est également organisée à un jour distinct.

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences') répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. en ligne dans « Mon Selor » sera utilisé comme information complémentaire lors de l'entretien.
Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.


Si l'épreuve informatisée (Etape 2.1 )  est organisée,  cette étape ( Etape 2.2 : épreuve écrite et entretien) se déroulera dans le courant du mois de novembre 2021 . Dans le cas contraire, où l'épreuve informatisée (Etape 2.1) serait annulée, cette étape ( Etape 2.2 : épreuve écrite et entretien) aura lieu à partir de la fin du mois d'octobre 2021.

Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l'étape précédente. Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours. 

 

Vous souhaitez de plus amples informations ?

Plus d'infos concernant la procédure de sélection ? 
Renseignez-vous auprès du correspondant de Selor (voir « Données de contact Selor »).

Tests et résultats
Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne « Mon Selor ». Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections. 



Représentation syndicale
Un délégué syndical peut assister à toute sélection organisée par Selor. Les délégués syndicaux sont tenus par une obligation de discrétion en ce qui concerne les informations et les documents à caractère confidentiels.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?
Vous pouvez envoyer une plainte à Selor. Vous trouverez plus d'informations sur www.selor.be, rubrique Contact.


 

En tant que personne présentant un handicap, un trouble ou une maladie, vous pouvez bénéficier des mesures suivantes :

  • demander des aménagements raisonnables de la procédure de sélection. Vous devez mentionner ceci au moment de l'inscription à la sélection, via ‘Mon Selor', dans votre C.V. en ligne sous la rubrique ‘Données personnelles'. Donnez-nous un maximum de détails sur les difficultés que vous rencontrez et indiquez-nous également les aménagements qui pourraient vous aider à les surmonter (par exemple : grand écran, programme de synthèse vocale, …).

    Procédure
    Etape 1 : cochez l'option « Je souhaite bénéficier d'aménagements raisonnables»
    Etape 2 : décrivez votre handicap/trouble/maladie
    Etape 3 : téléchargez une attestation de votre handicap/trouble/maladie (en cas de problème prenez immédiatement contact à l'adresse suivante : diversity@bosa.fgov.be
    Etape 4 : cochez les adaptations raisonnables dont vous souhaiteriez pouvoir bénéficier et expliquez pourquoi vous pensez avoir besoin de ces adaptations.

    Important : Les étapes 1 à 4 (incluse) doivent impérativement être entièrement en ordre au moment où vous postulez et avant de choisir une date de participation (sinon votre dossier ne pourra pas être analysé et aucun adaptation raisonnable ne pourra être prévue) 

     
  • être classé si vous le demandez dans la liste de recrutement spécifique pour des lauréats présentant un handicap en cas de réussite aux sélections statutaires fédérales. Les services publics qui atteignent moins de 3% de leur quota sont obligés de consulter les candidats de ces réserves en priorité.
  • Demander concrètement des aménagements du poste de travail lors de l'engagement. Si vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Attention, votre futur employeur n'en sera pas informé automatiquement.
    Chaque fois que vous recevrez une offre d'emploi, vous pourrez télécharger un formulaire de demande d'adaptations du poste de travail. Vous devrez le compléter et l'envoyer personnellement par e-mail à votre futur employeur.

Téléchargez également votre attestation officielle et valide de votre handicap au moment de l'inscription à la sélection. 

Plus d'information sur notre gestion de la diversité ? 
Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

 

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant et vous avez besoin d'un aménagement raisonnable ?


Par exemple : vous avez besoin d'un local à part pour une pause d'allaitement ?
Prenez contact avec diversity@bosa.fgov.be (au moins 1 semaine avant la date du test) afin que nous puissions prévoir les adaptations raisonnables à temps.
 

Et après la procédure de sélection ?


Si vous êtes lauréat ?
Le classement des lauréats sera établi sur base des résultats obtenus au screening spécifique à la fonction “Etape 2.2 : épreuve écrite +entretien” . A égalité de points, la priorité sera donnée à la personne ayant obtenu le plus grand nombre de points à la partie ‘Motivation'. Si pour cette partie, des personnes ont des points égaux, leur classement sera établi de manière aléatoire.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu'une place se libère à nouveau pour cette fonction. En fonction de votre classement, une fonction contractuelle pourra également vous être proposée.
Cette liste peut aussi être consultée par d'autres organisations pour une fonction similaire. En fonction de votre classement, vous serez invité pour une épreuve complémentaire (souvent un entretien). 

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?
Une liste de 12 lauréats au maximum, valable 2 ans, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l'attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Liste distincte pour personnes handicapées
Outre cette liste des lauréats, une liste spécifique des lauréats (qui reste valable 4 ans) présentant un handicap est établie. Ceux-ci n'y figurent qu'à leur demande et pour autant qu'ils aient fourni une attestation leur conférant la qualité de personne handicapée (voir également « Candidats présentant un handicap »).

Si vous n'êtes pas lauréat ?
La procédure prend fin et vous n'êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Postuler

Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 07/10/2021 inclus.


Vous devez poser votre candidature en ligne via 'Mon Selor'. Nous procédons au screening du C.V. tel qu'il se trouve dans 'Mon Selor' à la date limite d'inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l'inscription. 
Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme? 
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d'inscription) dans l'un des formats suivants : PDF, DOC, DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact chez Selor (voir la rubrique ‘Données de contact Selor') en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Informations supplémentaires

Cette procédure est gérée par Talent Brussels 

Correspondant 
DION Florian - Adjoint sélection
E-mail : fdion@talent.brussels 

Adresse et coordonnées générales
Talent Brussels
Boulevard Emile Jacqmain, 20

1000 Bruxelles