Secretariaatsmedewerker / Management assistant (m/v/x) - (Niv. B - Startbaanovereenkomst)

De Directie-Generaal Europese Zaken en Coördinatie (DGE) is op zoek naar een collega die, in teamverband, de volgende taken zal uitvoeren:
 

• Je helpt mee met het beheer van het persoonlijk secretariaat van de Directeur-Generaal.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de leden van de Directie-Generaal (redactie en lay-out van nota's en brieven, samenstelling van dossiers, …).
• Je werkt mee aan het beheer van personeelsdossiers (opleiding, teambuilding, onthaal van nieuwe collega's, ...).
• Je werkt mee aan het beheer van budgettaire dossiers.
• Je neemt deel aan vergaderingen, je schrijft verslagen en je brengt iedereen op de hoogte van de genomen besluiten en de te ondernemen acties.
• Je beheert de kantoorruimtes van de Directie-Generaal
• Je verwelkomt bezoekers.
  
  
  
  Meer info over de jobinhoud?
  
  Adrienne Laskaris
  adrienne.laskaris@diplobel.fed.be 
  +32 2 501 84 88
  
   

Er is 1 plaats bij de Directie-Generaal Europese Zaken en Coördinatie, van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel). 

De FOD

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.


De Directie-Generaal Europese Zaken en Coördinatie (DGE)

De DGE heeft als opdracht ervoor te zorgen dat de Belgische standpunten worden bepaald, die vervolgens in de Raad van de Europese Unie en in de Europese Raad worden verdedigd.
Het secretariaat van de DGE (de dienst E0.0) ondersteunt deze coördinatieopdracht op logistiek en administratief vlak. Het secretariaatsteam is verantwoordelijk voor het secretariaat van de Directie-Generaal en de Directeur-Generaal, en het beheer van de middelen: personeelszaken, budgetten, informatica, kantoren, dispatching van documenten en onthaal van bezoekers.

Competenties

Ben je geïnteresseerd in de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, en de missies en taken van onze FOD? De Directie-Generaal Europese Zaken en Coördinatie zoekt een medewerk(st)er voor haar secretariaat. 
 

• Je hebt bij voorkeur een Bachelordiploma in Office Management, een gelijkaardig diploma of ervaring in dit domein.
• Je ondersteunt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve wijze, waarbij je hen een persoonlijke service biedt en constructieve contacten onderhoudt.
• Je bent geëngageerd en ambitieus in het boeken van resultaten en neemt verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de ondernomen acties.
• Je creëert en versterkt de teamgeest door je meningen en ideeën te delen en door conflicten tussen collega's te helpen oplossen.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid en verbintenissen en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
  
   

Troeven
 

• Je bent geïnteresseerd in de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en de missies en taken van onze FOD.
• Je werkt vlot met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook,...).
• Je werkt in een meertalige omgeving. Een goede kennis van het Frans en het Engels, zowel actief als passief, is een pluspunt.
• Je beschikt over goede mondelinge en/of schriftelijke communicatievaardigheden.

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:


Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie

Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie

Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School

Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan

Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.



2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:


Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.



3. Voorwaarden startbaanovereenkomst 


Gezien de aard van het contract ( startbaanovereenkomst - Rosetta ) mag je niet ouder zijn dan 26 jaar. 

Opgelet! De SBO duurt zolang de tewerkstelling van de jongere bij de werkgever duurt, tot - ten laatste - het einde van het kwartaal waarin de jongere 26 jaar wordt. 
 

Arbeidsvoorwaarden

Je krijgt een startbaanovereenkomst aangeboden, in de graad van niveau B1 met de bijhorende weddenschaal.

Minimum aanvangswedde: € 31.047,07 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).


Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.


Voordelen

•    Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie.
•    Uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werk-uren).
•    Voordelige hospitalisatie-verzekering.
•    Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer op Belgisch grondgebied.
•    Voordelen en interessante aanbiedingen via www.fedplus.be.
•    Mogelijkheid tot het verkrijgen van een fietsvergoeding.
•    Allerlei sociale voordelen.
•    Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer.
•    Bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen.
•    Flexibele werkuren in een 38-uren week.
•    Kinderdagverblijf.
•    26 dagen verlof per jaar.


Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

 

Selectietesten

Stel je kandidaat door voor 6 juni 2022 te solliciteren via ons online platform SuccessFactors.

Toon aan de hand van extracurriculum activiteiten, academische keuzes enz. aan waarom jij een geschikte kandidaat bent voor deze functie. Beperk je hiervoor tot maximum één A4 blad.

Indien we je kandidatuur weerhouden, zullen we je uitnodigen voor een interview.

Het interview evalueert of je over de hierboven vermelde competenties beschikt.

Daarnaast polsen we ook naar je motivatie en je voeling met het werkterrein.



1. Screening van deelnemingsvoorwaarden. 

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma en hebt en gezien de aard van het contract (startbaanovereenkomst - rosetta) mag je niet ouder zijn dan 26 jaar. 

De organisator van de selectie kan beslissen om andere selectiecriteria te vermelden in het selectiereglement. 


2. Interview + voorbereiding (1u30)


Tijdens het interview wordt nagegaan of je generieke en technische competenties (zie "Gewenst profiel") beantwoorden aan de vereisten van de functie. Je zult ook worden gevraagd naar je motivatie, je belangstelling en je affiniteit met het vakgebied.

De mondelinge proef zal worden voorafgegaan door een schriftelijke opdracht. Je krijgt de tijd om deze opdracht voor te bereiden. Daarna zal de opdracht besproken worden tijdens het interview.

Je CV zal worden gebruikt als aanvullende informatie tijdens het sollicitatiegesprek.

Zowel de schriftelijke test als het interview zullen plaatsvinden in onze kantoren te Brussel, onder voorbehoud van de mogelijkheid om ze online te organiseren (alle nodige informatie zal je zo snel mogelijk worden meegedeeld)



 

De federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

De selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over diversiteit?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Stel je kandidaat door voor 6 juni 2022 te solliciteren via ons online platform SuccessFactors.

 Career Opportunities: Secretariaatsmedewerker / Management assistant (Niv. B - Startbaanovereenkomst) (3682) (successfactors.eu)

Contactpersoon bij de organisator van de selectieprocedure 

Dienst Werving & Selectie - P&O2.1 - FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking
E-mail: jobs@diplobel.fed.be