Coördinator Dienst van de Voorzitter (m/v/x)

Als Coördinator van de Dienst van de Voorzitter heb je volgende hoofopdrachten: 

• Ten eerste adviseer, ondersteun en informeer je de Voorzitter op een kwaliteitsvolle manier, zowel op strategisch als op operationeel gebied, met als doel om op inhoudelijk, organisatorisch en beleidsvlak een bijdrage te leveren aan de realisatie van de strategische doelstellingen van de organisatie.
• Ten tweede coördineer en stuur je het team aan dat belast is met de ondersteuning van de Voorzitter op het vlak van het beleid en de coördinatie. Hierdoor bied je de Voorzitter de mogelijkheid gefundeerde strategische doelstellingen te formuleren en te verwezenlijken.
• Daarnaast neem je ook de rol van secretaris van het directiecomité op.

Je rapporteert rechtstreeks aan de Voorzitter van het Directiecomité en geeft leiding aan een 4-tal personen.

Als Coördinator van de Dienst van de Voorzitter heb je volgende primaire objectieven:

• Je staat in voor de coördinatie van de dagelijkse werkzaamheden binnen de organisatie om de Voorzitter te ondersteunen om een maximale efficiëntie en effectiviteit in de dienstverlening te bereiken. Voorbeelden van taken:
  • Je coördineert en volgt de opdrachten en werkzaamheden op die gezamenlijk door de verschillende diensten onder de Voorzitter worden uitgevoerd.
  • Je coördineert en pleegt overleg met de verschillende diensten en de stafdiensten. Je bevordert ook de samenwerking, de uitwisseling van informatie, enz.
  • Je volgt projecten en werkgroepen op rond de organisatie en het beleid van de organisatie.
  • Je bereidt de agenda voor van het directiecomité en maakt het proces-verbaal op.
  • Je coördineert/volgt de informatiestromen, binnenkomende en uitgaande dossiers en vragen op die door de verschillende diensten onder de Voorzitter worden uitgevoerd.
• Je adviseert bij het uittekenen van het strategisch plan van de organisatie en bij de evaluatie van operationele acties en mogelijke bijsturingen. Dit om ondersteuning te bieden bij de realisatie van de verbintenissen die opgenomen zijn in het managementplan of de bestuursovereenkomst. Voorbeelden van taken:
  • Je coördineert het overleg voor concrete actieplannen ter invulling van de strategische doelstellingen.
  • Je doet voorstellen inzake de strategische en operationele doelstellingen van de organisatie.
  • Je doet voorstellen van verbeteringsprojecten binnen de organisatie op basis van de analyse van de al dan niet bereikte doelstellingen in het managementplan of de bestuursovereenkomst.
• Je leidt, stuurt en volgt een team van medewerkers aan en op dat instaat voor ondersteuning op het vlak van het beleid en de coördinatie en  de administratieve ondersteuning van de Voorzitter. Voorbeelden van taken:
  • Je stimuleert de ontwikkeling van de medewerkers.
  • Je verzekert de motivatie van en de samenwerking tussen de teamleden.
  • Je verdeelt de taken en verantwoordelijkheden naargelang de ervaring en competenties van de medewerkers.
  • Je plant en coördineert de werkzaamheden. Je volgt de uitvoering ervan op.
  • Je motiveert, evalueert en coacht de medewerkers.
• Je verzorgt de interne communicatie met en de afstemming tussen de verschillende diensten binnen de organisatie om consistentie en samenwerking te verzekeren bij de operationele acties die worden ondernomen om het strategisch plan te realiseren. Voorbeelden van taken:
  • Je vertaalt het beleid (top-down) via interne vergaderingen, dienstnota's en onderrichtingen.
  • Je staat in voor de organisatie en coördinatie van het intern overleg tussen de verschillende diensten.
  • Je staat in voor de rapportering aan de Voorzitter.
• Je volgt verbeterings- en vernieuwingsprojecten op die aansluiten bij het strategisch plan om ervoor te zorgen dat deze projecten kaderen binnen het strategisch plan. Voorbeelden van taken:
  • Je volgt de projectdoelstellingen en het projectplan op.
  • Je volgt de resultaten van de projectmedewerkers op.
  • Je volgt de voortgang van het project op en stuurt bij indien nodig.
  • Je evalueert de projecten in functie van het bereiken van de doelstellingen.
• Je adviseert het management en andere betrokkenen wat betreft de eigen specialisatie om hen in staat te stellen een beslissing te nemen op basis van een gefundeerd advies. Voorbeelden van taken:
  • Je ondersteunt het management met concrete adviezen.
  • Je beantwoordt interne en externe vragen, parlementaire vragen, enz.
  • Je maakt nota's op.
  • Je behandelt specifieke dossiers die bestemd zijn voor de Voorzitter.
• Je vertegenwoordigt de Voorzitter bij interne en/of externe instanties om het standpunt van de organisatie te verduidelijken en te verdedigen. Voorbeelden van taken:
  • Je neemt deel aan interne coördinatievergaderingen.
  • Je neemt deel aan externe vergaderingen om het standpunt van de organisatie te verduidelijken.
  • Je neemt deel aan seminaries, congressen, symposia,enz.
  • Je vervult de rol van contactpersoon voor verschillende formele en informele netwerken.

Meer info over de jobinhoud?
Peter Samyn - Voorzitter FOD Sociale Zekerheid
E-mail: peter.samyn@minsoc.fed.be

Er is 1 vacante plaats bij de Dienst van de Voorzitter, ook wel Management Support genoemd, van de FOD Sociale Zekerheid. (Kruidtuinlaan 50, 1000 Brussel). 

De hoofdopdrachten van Management Support zijn:

• Voorbereiden, organiseren en opvolgen van het directiecomité;
• Voorbereiden, organiseren en opvolgen van het Basisoverlegcomité en het verzorgen van de vakbondsrelaties;
• Adviseren, assisteren en bijstaan van de Voorzitter;
• Coördineren, beheren en opvolgen van de lopende dossiers;
• Beheren van de agenda van de Voorzitter (overzicht houden, afspraken inplannen, …);
• Opvolgen van de briefwisseling voor en van de Voorzitter;
• Voorbereiden en uitvoeren van de communicatiestrategie voor de FOD, woordvoerderschap, crisiscommunicatie;
• Opmaken van een agenda en planning voor het uit te werken beleid, te valideren door het directiecomité.

De dienst Management Support situeert zich rechtstreeks onder de Voorzitter.

De FOD Sociale Zekerheid is, samen met de instellingen, verantwoordelijk voor de uitwerking van het socialezekerheidsbeleid, de interpretatie van de regelgeving en de erkenning van en toekenning van bepaalde tegemoetkomingen aan personen met een handicap. Door haar missies en acties ten behoeve van de overheidsactoren en de sociale partners draagt zij bij tot de duurzaamheid en doeltreffendheid van de socialezekerheidsstelsels. 
 

Competenties

Gedragsgerichte competenties

• Je denkt vernieuwend door innovatieve en creatieve ideeën aan te brengen.
• Je geeft advies aan gesprekspartners en bouwt een vertrouwensrelatie op met hen op basis van uw expertise.
• Je begeleidt medewerkers in hun groei en geeft hen gericht feedback over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling).
• Je stelt proactief objectieven, tekent nauwgezet actieplannen uit en schakelt daarbij de juiste middelen in binnen de beschikbare tijd.
• Je legt verbanden tussen verschillende gegevens, genereert alternatieven en trekt sluitende conclusies. (indien stap 1 van de functiespecifieke screening doorgaat)
• Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om de beslissingen uit te voeren. (indien stap 1 van de functiespecifieke screening doorgaat)

Technische competenties

• Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden.
   

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! Je motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd en weegt dan ook zwaarder door in de eindscore.


Niet vereist, wel een troef

• Je oefent een leidinggevende functie uit in een tweetalige omgeving. Een zeer goede kennis van het Frans is dus een pluspunt.

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereiste benoemingsbesluit en anciënniteit op de uiterste inschrijvingsdatum (enkel voor de federale ambtenaren): 

A. Je bent een Nederlandstalig statutair ambtenaar en je werkt niet voor de rekruterende instelling. Om deel te nemen aan deze selectie moet je benoemd zijn bij: 

• een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit)
• de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

De vacante functie is een functie van A3. Je moet voldoen aan:

• ofwel behoren tot de klasse A3
• ofwel minstens 4 jaar anciënniteit hebben in de klasse A2
• ofwel minstens 6 jaar anciënniteit hebben in de klasse A2 + A1
• ofwel minstens 6 jaar anciënniteit hebben enkel in de klasse A1.

De federale ambtenaren die zich inschrijven via interne mobiliteit moeten eveneens voldoen aan de gevraagde werkervaring.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op niveau A1, A2 of A3 op (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) voor de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job.

Als dit bewijs van benoeming (bij Werkervaring, Mijn huidige werksituatie) of van slagen (bij Diploma's en certificaten) al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, moet je dit niet opnieuw doen.

Als je geslaagd bent in het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau A3 en je bent opgenomen in de lijst van geslaagden, kan je op basis van dit slagen deelnemen aan deze selectie. Laad je bewijs van slagen op vóór de uiterste inschrijvingsdatum en neem contact op met de contactpersoon vermeld in de functiebeschrijving zodat je kan ingeschreven worden voor deze selectie. Doe je dit niet, kan je niet deelnemen aan de selectie op basis dit bewijs van slagen.


B. Je bent Nederlandstalig statutair ambtenaar en je werkt voor de rekruterende instelling:

De vacante functie is een functie van A3. Je moet voldoen aan:

• ofwel minstens 4 jaar anciënniteit hebben in de klasse A2
• ofwel minstens 6 jaar anciënniteit hebben in de klasse A2 + A1
• ofwel minstens 6 jaar anciënniteit hebben enkel in de klasse A1.

De federale ambtenaren die zich inschrijven via promotie moeten eveneens voldoen aan de gevraagde werkervaring.


2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:

Een relevante professionele ervaring van minstens 6 jaar in het domein van strategische OF operationele managementondersteuning, verdeeld over ten minste 3 van onderstaande taken:

• Het management ondersteunen met concrete adviezen;
• Voorstellen doen inzake de strategische en operationele doelstellingen van de organisatie;
• Voorstellen doen van verbeteringsprojecten binnen de organisatie;
• Instaan voor de organisatie en coördinatie van het intern overleg tussen de verschillende diensten en van de organisatie en rapportering van het directiecomité;
• Coördineren en opvolgen van de opdrachten en werkzaamheden die gezamenlijk door de verschillende diensten onder de manager worden uitgevoerd;
• Opvolgen van projecten en werkgroepen rond de organisatie en het beleid van de organisatie;
• Plannen en coördineren van de werkzaamheden en opvolgen van de uitvoering ervan;
• Verdelen van de taken en verantwoordelijkheden naargelang de ervaring en competenties van de medewerkers.

Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en doe dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum. 

Je online-cv moet volledig ingevuld zijn. Vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job.

Indien je ten laatste op 2 augustus 2021 niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Arbeidsvoorwaarden

Voordelen

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• gratis of voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@work
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen via onze sociale dienst
• beschikken over een gsm en laptop, tussenkomst in de gsm-kosten
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• mogelijkheid tot telewerk
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• 26 verlofdagen + 18 compensatiedagen

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.
 

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Opgelet 

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via elektronische weg) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

Selectiestappen:

Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de volgende deelnemingsvoorwaarden op de uiterste inschrijvingsdatum: 

• Je bent in het bezit van het vereiste benoemingsbesluit (Stap 1).
• Je de vereiste relevante professionele ervaring hebt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Selor' op de uiterste inschrijvingsdatum (Stap 2).

Waarop moet je letten? 
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert. 

Als je solliciteert voor een job waarvoor ervaring vereist is, besteed dan veel aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.

Ook gesolliciteerd voor de selectie MFG21040?
Geef dan in je online-cv onder ‘Werkervaring -> Aanpassen' de info in het veld ‘Beschrijf nauwkeurig de verschillende taken en verantwoordelijkheden van de job' ook in het Frans in. Te weinig plaats in dat veld? Tik dan de verdere info in de volgende twee velden (‘Beschrijf wat je geleerd hebt in de job' en ‘Waarom van job veranderen') onder een titeltje: 'Vervolg taken en verantwoordelijkheden'. Vermeld onderaan in het eerder ingevulde veld van de taken en verantwoordelijkheden in welk veld je de verdere info getikt hebt. 

 

Functiespecifieke screening

Stap 1: Specifieke screening - PC proef (+/- 1u30)

Of deze proef wordt georganiseerd is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de vorige stap. Via een geïnformatiseerde test worden volgende competenties gemeten: informatie integreren en beslissen.

Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 hoogst gerangschikte kandidaten toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Deze proef zal plaatsvinden in de eerste helft van september 2021 indien deze georganiseerd moet worden. Deze timing is onder voorbehoud. Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor deze proef. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.


Stap 2: Specifieke screening - interview (+/- 1u) op afstand (via elektronische weg)

Om praktische redenen wordt deze proef op afstand georganiseerd. Je zal gecontacteerd worden door één van onze medewerkers die je de procedure hiervoor uitlegt.

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein. 

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

De lijst van geslaagden, zonder rangschikking, bestaat uit de kandidaten die het meest aansluiten bij de functiebeschrijving en het competentieprofiel.

Deze proef zal plaatsvinden eind september, begin oktober 2021 indien stap 1 van de functiespecifieke screening doorgaat. Indien stap 1 van de functiespecifieke screening niet doorgaat, zal deze proef plaats vinden in de eerste helft van september 2021. Deze timing is onder voorbehoud. Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is. 

 

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden. 

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elke representatieve syndicale organisatie heeft het recht zich te laten vertegenwoordigen door een afgevaardigde gedurende elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten. 

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor via een bepaalde procedure. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

 

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure:
  • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.
• Wat moet je concreet doen als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht.
  Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren. 
 

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.
 

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
De lijst van geslaagden, zonder rangschikking, bestaat uit de kandidaten die het meest aansluiten bij de functiebeschrijving en het competentieprofiel. Deze lijst wordt door de DG Rekrutering en Ontwikkeling verstuurd naar de Voorzitter van het Directiecomité van de FOD Sociale Zekerheid. 

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Je kandidatuur zal enkel in aanmerking komen als je uiterlijk op 2 augustus 2021:

• je cv volledig invult (in de taal van de selectie) in Mijn Selor
• je benoemingsbesluit oplaadt
• én je online solliciteert voor deze vacature door op de knop 'Solliciteren' te klikken.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.


 

Meer info over de selectieprocedure:
Cel Personeelsbewegingen FOD Sociale Zekerheid
E-mail: selection@minsoc.fed.be 

Meer info over de jobinhoud:
Peter Samyn - Voorzitter FOD Sociale Zekerheid
E-mail: peter.samyn@minsoc.fed.be


Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30 bus 1
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving