Superviseur du Back-Office (m/f/x)

MISSION                                                                                         

Sa mission principale consiste à assurer l’interface entre les actions sociales menées par les services du Front Office en conduisant les opérations de mise en exécution des décisions prises par le Comité Spécial du Service Social (C.S.S.S). Le superviseur du service Back-Office supervise des différents axes d’intervention du service et assure son bon fonctionnement en référence aux objectifs et missions poursuivis. Il occupe une fonction de liaison entre les services de l’action sociale et le service des Finances. Il travaille sous la supervision des responsables de services sociaux du CPAS.

Gestion de l’équipe et soutien du personnel 

Contribue à la cohésion de l’équipe et veille au bien être de chacun de ses membres. Il soutient, coordonne, stimule les relations professionnelles entre les membres de l’équipe et utilise les outils appropriés pour gérer les conflits.

Soutient les agents administratifs dans la gestion de leurs tâches journalières. Accompagne les membres de l’équipe dans l’organisation concrète du travail en vue de répondre aux exigences de qualité et de quantité tout en assurant la formation continue. Il veille à organiser un accompagnement de proximité aux agents au travers d’intervisions, de supervisions, de réunions d’équipe et de coaching individuel.

Met en place des tableaux de bord et autres outils de gestion pour superviser les dossiers (état des lieux, export de données sur fichier Excel, évaluation, bilan, production de statistiques…). Assure un contrôle du respect des échéanciers conformément à la réglementation en vigueur.

Faire preuve de sens des responsabilités dans la gestion et l’organisation quotidiennes et générales du service (gestion des congés, répartition des tâches, réunion..)

Procède aux évaluations du personnel du service et définit les objectifs individuels et collectifs en concertation avec la direction des services sociaux.

Supervision du service : coordonne les activités, fixe les priorités et veille à ce que l’ensemble des tâches soient effectuées :

-          Exécuter informatiquement les décisions prises par le CSSS et les mettre en paiement

-          Régulariser les retours de paiements

-          Tenir à jour l’échéancier du CSSS et le communiquer aux travailleurs

-          Préparer la séance du CSSS

-          Préparer les dossiers en lien avec le contentieux social auprès du tribunal du travail

-          Traiter les avis d’incompétence territoriale conformément aux dispositions légales en la matière

-          Assurer le suivi et le traitement des avis d’hospitalisation

-          Participer au CSSS et rédiger le procès-verbal

-          Vérifier la conformité de la notification des décisions prises par le CSSS au public (lisibilité/compréhension, contenu et forme afin de répondre aux exigences légales)

-          Envoyer les courriers de notifications aux ayants droit dans un délai légal

-          Classer et archiver les notifications

-          Vérifier les lignes des payements et contrôler les pièces justificatives qui s’y rattachent et y apporter les corrections utiles au besoin.

-          Assurer l’encodage des comptes bancaires et vérifier leur conformité ?

-          Gérer les accès réseau et applicatifs