« I found a treasure, a Treasury Job »

Dit is de slogan waarmee de Algemene Administratie van de Thesaurie perfect de zorg die wij besteden aan de tevredenheid van onze medewerkers weergeeft: gevarieerde uitdagingen, het opnemen van verantwoordelijkheden, strategische en operationele autonomie, resultaatgerichte acties en werken binnen een dynamisch en hecht team: dit is in een notendop wat jou bieden.

Je zal werken bij de dienst Operationele Coördinatie en Communicatie (OCC) als management assistent voor het secretariaat van de Algemene Administratie van de Thesaurie. 

Inhoud van de functie

Jouw rol als dynamische management assistent bestaat erin de Administrateur-generaal en zijn team te ondersteunen met verschillende administratieve en organisatorische taken. 

  • Je streeft naar een efficiënt agendabeheer van de Administrateur-generaal en reageert vlot op veranderende omstandigheden. Je legt hierbij afspraken vast naargelang de prioriteiten
  • Je beheert de meertalige correspondentie en de mailbox van de Administrateur en van de dienst, je filtert en handelt telefoons af in drie talen (Nederlands, Frans en Engels)
  • Je staat in voor het onthaal en de begeleiding van bezoekers (burgers, klanten, ...)
  • Je organiseert en plant vergaderingen, activiteiten en bijeenkomsten om deze in optimale omstandigheden te laten verlopen (je verstuurt de uitnodigingen aan de deelnemers en reserveert de zaal en het nodige materiaal)
  • Je beheert en volgt de dossiers administratief op (bvb dispatching van inkomende verzoeken, ervoor zorgen dat er reactie komt binnen de gevraagde deadline en waarborgt hierbij een strikte vertrouwelijkheid)
  • Je bereidt de vergaderingen voor en je neemt nota tijdens vergaderingen en maakt hiervan de verslagen op
  • Je beantwoordt de vragen om inlichtingen van interne of externe klanten (medewerkers van andere diensten of afdelingen) telefonisch of via mail of verwijst deze door
  • Je denkt actief mee, lost dagelijkse problemen op en doet verbeteringsvoorstellen betreffende de werking van het secretariaat
  • Je klasseert relevante informatie voor de dienst volgens de procedures en/of voert in de gegevens aan in databanken om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen en maakt rapporten en lijsten aan op basis van gegeven data.

FOD Financiën

Je komt bij de dienst Operationele Coördinatie en Communicatie (OCC) als management assistent voor het secretariaat van de Algemene Administratie van de Thesaurie. Wij zijn een kleine familie bij het Secretariaat van de Thesaurie. Je komt terecht in een hecht en competent team waar harmonie, samenhang, een goede sfeer, solidariteit en samenwerking essentieel zijn. 

Je wordt professioneel begeleid, zo krijg je regelmatig constructieve feedback van je collega's en leidinggevenden.


Vacatures

  • Aantal (1) - 1040 Etterbeek - Brussel

https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen

Generieke competenties

  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten
  • Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties
  • Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega’s
  • Je hebt goede mondelinge communicatievaardigheden

Technische competenties

  • Je hebt goede schriftelijke communicatievaardigheden

Troeven

  • Ervaring met secretariaatswerk, administratief werk wordt als een pluspunt beschouwd
  • Je beschikt over een goede kennis van het Frans

Niveau

  • Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)

Contract: Contractueel

Werkregime: Voltijds

Een eerste screening gebeurt op basis van je cv en je antwoorden op de motivatievragen in de sollicitatietool zoals je die hebt opgeladen via het online formulier. Kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functie worden uitgenodigd voor een interview.

Je wordt enkel toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt (laatstejaarsstudenten eveneens toegelaten) en voldoet aan de voorwaarden voor een startbaanovereenkomst (jonger dan 26 jaar). 

Interview (ongeveer 40 min):
Het interview evalueert of je competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein, en ook jij krijgt uiteraard de kans om jouw vragen te stellen.

Je opgeladen cv wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Afhankelijk van de functie en het aantal kandidaten is het mogelijk dat je nogmaals wordt opgebeld om jouw affiniteit met de functie en een mogelijke match met onze organisatie verder uit te diepen.

Je solliciteert via het online formulier

Je kan niet solliciteren via e-mail

https://eservices.minfin.fgov.be/webForm/public/rosetta/rosetta.jsf

Team Startbaanovereenkomsten
P: 0257 257 71
E: rosetta@minfin.fed.be

Faites connaissance avec vos futurs collègues

Travailler pour .be ?

Trouvez l'emploi qui vous convient et rejoignez-nous !

Découvrez toutes les offres d'emploi disponibles