Administratieve ondersteuning voor het Digital Transformation Office

Wil jij mee vliegen in de digitale cockpit van de FOD Justitie en jouw schouders zetten onder het digitale Transformatieprogramma? Dan ben jij misschien wel de persoon die we zoeken.

We zijn namelijk op zoek naar iemand die administratieve ondersteuning kan bieden aan dit transformatieprogramma. Met dit programma wenst Justitie een antwoord bieden op de hedendaagse behoeften en noden van alle medewerkers van justitie, maar ook op deze van zijn verschillende externe actoren (burgers, advocaten, …). 

Je bevindt je in de cockpit want het Digital Transformation Office (DTO) is verantwoordelijk voor de coördinatie en realisatie van het digitale transformatieprogramma - dit is een duidelijk afgelijnd stappenplan voor de digitalisering van Justitie.

Deze transformatie zien we niet als een revolutie maar als het leggen van een goede basis voor de toekomst. We zetten in op de introductie van de modernste technologieën binnen het ICT-landschap, afgestemd op de noden van iedereen die met deze nieuwe tools aan de slag zal gaan. Deze digitalisering realiseren we via diverse projecten en initiatieven waarbij we steeds de samenwerking met alle betrokken partijen actief opzoeken.

Zo werken we o.a. aan de ontwikkeling van nieuwe toepassingen voor de Rechterlijke Orde en dragen we expliciet bij aan de systematische uitbreiding van de online dienstverlening naar o.a. burgers en advocaten richting een moderne Justitie.

Ter versterking van ons team zijn we op zoek naar een ondernemende en krachtdadige administratieve medewerker voor het Digitale Transformatieprogramma:

  • Je staat in voor het dossierbeheer binnen het DTO en de administratieve ondersteuning van de DTO-directeur zodat voorzien wordt in een systematische opvolging van de actuele dossier rond de verschillende projecten die we uitvoeren.

       Voorbeelden van taken:

  1. Opstellen van standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst
  2. Behandelen van de inkomende en uitgaande correspondentie
  3. Administratieve ondersteuning bieden bij het opmaken van nota's en dossiers in het kader van adviesaanvragen IF, aankoop- of besteldossiers, ...
  4. Actualiseren van het budgettaire overzicht op basis van de besteldossiers in behandeling en uitvoering
  5. Opstellen van rapporten van interne vergaderingen, teksten, memo’s, nota’s en presentaties

 

  • Je organiseert en plant specifieke activiteiten voor het DTO en zijn diensthoofd zodat vergaderingen en overlegmomenten met de verschillende belanghebbenden tijdig plaats kunnen vinden in het belang van de realisatie van de doelen van het DTO en de Digitale Transformatie van Justitie. Daarbij zorg je ook voor de contacten en de nodige afspraken met o.a. de facilitaire verantwoordelijken.

       Voorbeelden van taken:

  1. Beheren van de agenda's en plannen van de vergaderingen
  2. Versturen van uitnodigingen, reserveren van zalen en ter beschikking stellen van het nodige materiaal
  3. Reserveren en ter beschikking stellen van het logistiek materiaal voor de dienst (zoals toegangsbadges)

 

  • Je staat in voor het gegevensbeheer van het DTO en de opvolging van de in- en uitgaande communicatiestukken van het DTO.

       Voorbeelden van taken:

  1. Beantwoorden (of opvolgen van de antwoorden op) van vragen van betrokken diensten binnen een zo kort mogelijke termijn op een effectieve manier
  2. De documenten, dossiers of informatie gestructureerd en gecentraliseerd bewaren en behandelen binnen de informatieomgeving van het DTO (vnl. Microsoft Teams, SharePoint, ...)
  3. Beheren van de toegangen en toegangsaanvragen tot de informatie van het DTO

 

Je rapporteert aan Bart Versmissen -  De directeur DTO.

FOD Justitie

Het Digital Transformation Office

Als verantwoordelijke voor de realisatie van dit geheel van digitale initiatieven en projecten zijn we binnen het Digital Transformation Office zelf ook nog in volle groei zodat we klaar zijn om al deze trajecten steeds verder richting een succesvolle realisatie te bewegen.

Het Digital Transformation Office bestaat uit een kernteam van gedetacheerde medewerkers van de FOD Justitie en de Rechterlijke Orde. Dankzij deze kennis van de werking en noden van onze organisatie zetten we zo de lijnen uit voor de oplossingen die we bouwen. Daarbij worden we bijgestaan door externe specialisten met een ervaring op het vlak van complexe digitaliseringstrajecten binnen tal van publieke en private organisaties.

Het Digital Transformation Office is een jonge en dynamische organisatie waarbinnen iedereen werkt richting hetzelfde doel: moderne oplossingen bouwen voor een efficiënte en moderne Justitie. Dit doen we daarom ook in nauwe samenwerking en dialoog met alle belanghebbenden binnen de brede organisatie van Justitie.

 

Plaats: er is 1 vacante plaats - FOD Justitie – Bordet A – Waterloolaan 115, 1000 Brussel


Vacatures

  • Aantal (1) - 1000 Brussel - Brussel

Leeftijd:

Deze functie is toegankelijk via een startbaanovereenkomst. Een startbaanovereenkomst (of rosettacontract) is een contract van bepaalde duur dat aan jongeren van minder dan 26 jaar de mogelijkheid biedt om professionele ervaring op te doen.

 

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

  • Diploma Hoger Secundair Onderwijs

 

Gedragsgerichte competenties:

  • Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
  • Je structureert het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit te voeren.
  • Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit. Je behaalt hierbij je deadlines en voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van je werk
  • Je past je vlot aan aan veranderingen die een impact hebben op je werk.

 

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! Jouw motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd en weegt harder door in de eindscore (x2).

 

Pluspunten:

  • Kennis van de andere landstaal is een sterke troef.
  • Je hebt een goede kennis van de organisatie van de FOD Justitie evenals de organisatie en de werking van de rechterlijke orde.
  • Je beschikt over goede praktische PC vaardigheden, internet en het office pakket (Word, Excel, Powerpoint, Access).
  • Je beschikt over goede redactionele vaardigheden.

Niveau

  • Hoger secundair

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur (startbaanovereenkomst) met de bijhorende weddeschaal C1.


Voordelen:

  • mogelijkheid om een tweetaligheidpremie te behalen
  • uitgebreid opleidingsaanbod
  • tussenkomst voor hospitalisatieverzekering 
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer (gratis)
  • Fed+-kaart: interessante aanbiedingen en voordelen
  • bedrijfsrestaurant
  • mogelijkheid om overuren in recup op te nemen
  • 26 dagen verlof
  • fietsvergoeding
  • allerlei sociale voordelen 
  • kinderopvang (juli en augustus)

 

Ontdek alle informatie (salaris, extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van FOD BOSA, het portaal van het federale personeel.

Aanstellingsvoorwaarden:

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je op de aanstellingsdatum:

  • Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
  • de burgerlijke en politieke rechten genieten
  • een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Contract: Contractueel

Een eerste screening gebeurt op basis van je cv en je motivatiebrief. Kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functie worden uitgenodigd voor een interview.

Je wordt enkel toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt en voldoet aan de voorwaarden voor een startbaanovereenkomst (jonger dan 26 jaar). 

Interview (ongeveer 50 min):

Er worden interviews georganiseerd, vanaf het moment dat er geschikte kandidaturen zijn. 

Het interview evalueert of je competenties (zie rubriek ‘Profiel’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je CV wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je het vereiste niveau behaalt. 

De procedure wordt afgesloten van zodra de geschikte kandidaat is gevonden.

Lijkt deze functie iets voor jou?

Zend dan je CV en motivatiebrief naar DTO@just.fgov.be 

Vermeld “Rosetta - administratief assistent - DTO” in het onderwerp van je mail.

Zorg dat jouw kandidatuur volgende punten bevat:

  • je CV en motivatiebrief 
  • je geboortedatum
  • de correcte vermelding in het onderwerp
  • de juiste contactpersoon

Indien jouw kandidatuur niet volledig is, wordt deze niet weerhouden.

De FOD Justitie voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Heeft u een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kunt u een aangepaste selectieprocedure aanvragen. Neem contact op met ons, op het moment dat u solliciteert.

Bart Versmissen - Directeur Digital Transformation Office
P: 0473 81 48 02
E: bart.versmissen@just.fgov.be

Faites connaissance avec vos futurs collègues

Travailler pour .be ?

Trouvez l'emploi qui vous convient et rejoignez-nous !

Découvrez toutes les offres d'emploi disponibles