Assistant administratif - CONVENTION PREMIER EMPLOI (m/f/x)

Vous réalisez des tâches administratives, organisationnelles et de facilitation dans le centre de services Procurement.

Vos tâches principales: 

• Vous assurez le suivi des cautionnements des marchés CMS (Centrale de marchés pour services fédéraux) : vous gérez le classement des preuves de cautionnements reçues, vous préparez les documents ad hoc et assurez le suivi des dates de libération (via une base de donnée), vous envoyez les autorisations de libération des cautionnements. Dans ce cadre, vous communiquez les informations utiles aux chefs de projet et aux adjudicataires.
• Vous soutenez la Politique d'achats fédérale et assurez le secrétariat du service : gestion des courriers et courriels entrants et sortants, scans, impressions, photocopies, préparation de signataires, organisation de réunions (y compris les aspects facilitaires), gestion des PV de réunion, classement, adaptation des listes téléphoniques. Vous veillez à la mise à jour des templates utilisés par le service : logos, mise en page, modification de texte, police, alignement. Vous êtes également la personne de contact pour le service Communication.
• Vous apportez un soutien administratif au coordinateur stratégique du SPF BOSA ainsi qu'à la cellule projet de la centrale d'achat CMS pendant toutes les phases du marché (recherche d'informations/de documents dans les archives papier, sur internet ou sur le serveur, gestion du tableau de suivi et de la boite mail de CMS).
• Vous collaborez à la gestion du volet procédural de tous les marchés publics du SPF BOSA : révision/ comparaison de certains documents, recherche de personnes de contact/adresses mail par téléphone ou internet.
• Vous soutenez vos responsables lors de l'organisation d'événements : maintien des listes à jour, préparation d'étiquettes, réservation et préparation de salles, accueil et distribution des badges aux participants.
  
  
  Plus d'info sur la fonction ?
  Stéphanie Delvaux - Procurement Officer
  Correspondant SPF Stratégie et Appui
  Tél. : 02/740.76.46
  Courriel : stephanie.delvaux@bosa.fgov.be

Il y a 1 poste vacant au sein du Centre des services Procurement de la Direction générale Comptable fédéral et Procurement du SPF Stratégie et Appui, Boulevard Simon Bolivar 30/1 à 1000 Bruxelles.

Le Centre de services Procurement soutient la politique fédérale d'achats dans le domaine du partage des connaissances, des aspects juridiques, de la mise à disposition d'une plateforme d'achats de bout en bout, de la définition des besoins à long terme et de la planification des achats.

La DG Comptable fédéral et Procurement conseille et soutient les organisations clientes en matière de comptabilité et de marchés publics. Elle encadre le cycle comptable dans son ensemble et dépose les comptes annuels consolidés de l'État fédéral. Elle assure la gestion, l'évolution et la maintenance des systèmes ERP comptables/financiers et des plateformes pour la numérisation des marchés publics. La direction propose également des contrats groupés via sa centrale de marchés et fournit un support juridique en matière de marchés publics.

Créé le 1er mars 2017, le SPF Stratégie et Appui assiste le gouvernement et soutient les organisations fédérales dans différents domaines : IT, RH, gestion de l'organisation et politique d'intégrité, budget, comptabilité et marchés publics.

Compétences

Compétences comportementales
 

• Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises. Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.

Compétences techniques
 

• Vous exprimez de manière claire et compréhensible à l'oral.

Attention ! La motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction et a une valeur plus importante dans le score final (x2).

Atouts
 

• Vous avez une bonne connaissance pratique de Word et d'Excel.
• Vous travaillez dans un environnement bilingue (Néerlandais/ Français) : la connaissance du néerlandais constitue donc un atout.

Conditions de participation

1. Diplôme requis à la date limite d'inscription :

• Attestation de réussite de la 6ème année d'enseignement secondaire de plein exercice
  Certificat d'enseignement secondaire supérieur ou diplôme d'aptitude à l'enseignement supérieur
  Diplôme délivré après réussite de l'examen prévu à l'article 5 des lois sur la collation des grades académiques 
   
• Diplôme ou certificat d'une section de l'enseignement secondaire supérieur de promotion sociale, délivré après un cycle d'au moins 750 périodes.

2. Conditions de la convention de premier emploi : 

Compte tenu de la nature du contrat (convention de premier emploi - Rosetta), vous devez être âgé de moins de 26 ans.

La CPE dure aussi longtemps que dure l'occupation du jeune auprès de l'employeur, au plus tard jusqu'à la fin du trimestre au cours duquel le jeune atteint l'âge de 26 ans.

 

Conditions de travail

Vous serez engagé dans le cadre d'une convention de premier emploi dans le grade d'assistant administratif (niveau C), avec l'échelle de traitement correspondante. 
 

Rémunération
Traitement de départ minimum : 25.347,76 EUR (salaire annuel brut, déjà adapté à l'index actuel, allocations réglementaires non comprises).


Avantages

• possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme
• nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
• assurance hospitalisation avantageuse
• gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
• avantages et offres intéressantes grâce à la carte carte Fed+
• possibilité de recevoir une prime pour les déplacements à vélo
• divers avantages sociaux
• mise à disposition d'un GSM et d'un ordinateur portable, avec prise en charge des frais d'appel
• accessibilité aisée via les transports en commun
• restaurant d'entreprise pratiquant des prix démocratiques
• horaire flexible dans la prestation des 40h par semaine.
• 26 jours de congé/an
• 12 jours de récupération/an (vu les 40h prestées/semaine)

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l'administration sur FedWeb, le portail du personnel fédéral.

Selor mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l'égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d'outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap,… ne jouent aucun rôle dans l'évaluation de vos compétences.


Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité. Toutes les fonctions s'adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.


Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?

Consultez la rubrique ‘procédure de sélection' de cette description de fonction pour en savoir plus sur les mesures proposées (aménagements raisonnables, adaptation de poste,…).


Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?

Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

1. Vérification des conditions de participation :

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme requis et, vu la nature du contrat proposé, d'être âgé de moins de 26 ans.

Seuls les candidats qui correspondent le mieux au profil seront invités à l'entretien.

2. Screening spécifique à la fonction : entretien (+- 45 min.)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences') répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. et votre lettre de motivation seront utilisés comme information complémentaire lors de l'entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100. 

Cette épreuve se déroulera à partir de mi-novembre (sous réserve de modification).

 

Vous souhaitez de plus amples informations ?

Plus d'infos concernant la procédure de sélection ? 
Renseignez-vous auprès du correspondant HR (voir « Données de contact Selor »).

Compte rendu
Après réception de votre résultat à une épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit. 

Représentation syndicale
Un délégué syndical peut assister à toute sélection organisée par Selor. Les délégués syndicaux sont tenus par une obligation de discrétion en ce qui concerne les informations et les documents à caractère confidentiels.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?
Vous pouvez envoyer une plainte à l'organisateur de la sélection.

 

En tant que personne présentant un handicap, un trouble ou une maladie, vous pouvez bénéficier des mesures suivantes :

• demander des aménagements raisonnables de la procédure de sélection. Vous devez mentionner ceci au moment de l'inscription à la sélection.
  
   
• demander concrètement des aménagements du poste de travail lors de l'engagement. Si vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Attention, votre futur employeur n'en sera pas informé automatiquement.
  Chaque fois que vous recevrez une offre d'emploi, vous pourrez télécharger un formulaire de demande d'adaptations du poste de travail. Vous devrez le compléter et l'envoyer personnellement par e-mail à votre futur employeur.

Plus d'information sur notre gestion de la diversité ? 
Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

 

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant et vous avez besoin d'un aménagement raisonnable ?

Par exemple : vous avez besoin d'un local à part pour une pause d'allaitement ?
Mentionnez-le lors de votre inscription (ou au moins 1 semaine avant la date du test) afin que nous puissions prévoir les adaptations raisonnables à temps.

Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 7 novembre 2021 inclus.

Pour ce faire, envoyez les documents suivants par courriel à Caroline Vanderelst - HR Business Partner, caroline.vanderelst@bosa.fgov.be, en mentionnant l'intitulé de la sélection en objet :

• Votre curriculum vitae
• Votre lettre de motivation
• Une copie de votre diplôme
• Une copie de votre carte d'identité
  
   

Correspondant HR
Caroline Vanderelst - HR Business Partner
Tél. : 02/740.76.08 
E-mail : caroline.vanderelst@bosa.fgov.be

Adresse et coordonnées générales
Selor
WTC III - Bld. Simon Bolivar, 30
1000 Bruxelles
Site web : www.selor.be/fr/contact 

Comment arriver chez Selor ?
Description du trajet