Management Assistant (m/f/x)

Vous avez de bonnes capacités administratives et organisationnelles ? Vous êtes un bon communicateur ? Nous aimerions alors vous accueillir au sein de notre équipe !

En tant que collaborateur(trice) au sein de la cellule soutien du président, vous apportez un soutien administratif et organisationnel au Comité de direction du SPP Intégration sociale. La cellule soutien du président assure à la fois une assistance pratique et quotidienne pour les tâches exécutives et une coordination et un suivi pour assurer une gestion efficace de l'administration.

• Vous prenez en charge la coordination et la réalisation des tâches administratives liées à la gestion du secrétariat du Comité de direction :
  • Vous prenez en charge l'organisation pratique des réunions de Staff et du Comité de direction et en assurez le suivi : planification dans les agendas, réservation des salles, rédaction des PV, etc.
  • Vous agissez comme un trait d'union entre le Comité de direction et les partenaires externes (contacts avec les Cabinets, l'Inspection des finances, …) et internes (différents services du SPP Intégration sociale).
  • Vous gérez les agendas au niveau de la planification des réunions, déplacements et autres activités.
  • Vous gérez la correspondance (courrier entrant et sortant) et le courrier électronique (gestion des e-mails).
  • Vous répondez aux appels téléphoniques.
• Vous assurez la gestion du secrétariat du Comité de concertation de base et du CPPT :
  • Vous êtes la personne de contact des différentes parties prenantes, à savoir les représentants des organisations syndicales représentatives, l'autorité, ainsi que la conseillère en prévention ;
  • Vous planifiez les réunions, envoyez les invitations, rédigez les PV, etc.
• Vous êtes en charge de la gestion et du suivi des questions parlementaires. Il s'agit de questions posées à notre tutelle politique par des députés concernant les matières, projets ou fonctionnement du SPP Intégration sociale.
• Vous veillez à un archivage correct des dossiers et fichiers électroniques sur Sharepoint/MemoPoint.

Plus d'info sur la fonction ?
Helena Bex
helena.bex@mi-is.be 
02/508.85.85

Il y a 1 poste contractuel vacant de management assistant au sein de la cellule soutien du président, du SPP Intégration et Economie Sociales, Lutte Contre la Pauvreté (Boulevard du Jardin Botanique 50, 1000 Bruxelles).


Le SPP Intégration sociale a pour mission d'élaborer, exécuter et évaluer une politique fédérale inclusive pour l'intégration sociale qui garantisse les droits sociaux fondamentaux à chacun d'une manière durable. Ainsi, le SPP collabore au développement de la réglementation, il informe et conseille le public cible et ses partenaires sur les mesures et les actions à mener et gère les flux financiers liés à l'intégration sociale (principalement revenus d'intégration et aides sociales). Le SPP développe également des actions en matière de lutte contre la pauvreté et de politique des grandes villes.

Compétences

Compétences comportementales
 

• Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un oeil critique l'information.
• Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
• Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Compétences techniques
 

• Vous vous exprimez, par écrit, vous rapportez les données de manière correcte.
• Vous vous exprimez, oralement, de manière claire et compréhensible.

Une bonne motivation est également importante.

Attention ! 

Compétence technique: Si la communication écrite ne répond pas aux exigences de cette fonction, vous ne pourrez
pas réussir cette sélection et ne serez pas repris dans la liste des lauréats.

La motivation et la compétence en gras sont considérées comme particulièrement importantes et sont pondérées double. 

Atouts

• Vous êtes capable d'évoluer de manière efficace dans un environnement bilingue (bonne connaissance de la deuxième langue nationale).
• Vous avez une bonne connaissance de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, etc.).

Conditions de participation

1. Diplôme requis à la date limite d'inscription :

• Diplôme de l'enseignement supérieur de type court (formation de base d'un cycle, p.ex. : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale
• Diplôme de candidat/bachelier de transition délivré après un cycle d'au moins deux années d'études certificats attestant la réussite des deux premières années d'études de l'Ecole royale militaire
• Diplôme de l'enseignement maritime de cycle supérieur ou de l'enseignement artistique ou technique supérieur du 3e, 2e ou 1er degré de plein exercice
• Diplôme de géomètre expert immobilier, de géomètre des mines ou diplôme d'ingénieur technicien.

Téléchargez votre diplôme dans le C.V. en ligne de votre compte ‘Mon Selor' au moment de l'inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature. Quelles sont les autres possibilités de participation en matière de diplôme ? 

• Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l'un des diplômes précités.
• Vous avez obtenu votre diplôme dans un des 27 Etats membres de l'Union européenne ou en Islande, Norvège, Liechtenstein ou Suisse et vous n'êtes pas en possession de l'équivalence de votre diplôme à un diplôme obtenu en Communauté française.
• Vous participez sous réserve lorsque :
  • vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique : 
    Vous n'avez pas encore obtenu l'équivalence de votre diplôme ? Adressez-vous dès maintenant (la procédure étant relativement longue) auprès du Ministère de la Communauté française (02/690.80.00) et envoyez-la à Selor.
     
  • vous avez obtenu votre diplôme dans une langue autre que le français : 
    En fonction de votre situation, vous devrez peut-être obtenir un certificat linguistique chez Selor pour attester de votre connaissance du français. Pour ce faire, vous devez vous inscrire en ligne.

Vous n'êtes pas certain que votre diplôme vous donne accès à la sélection ou vous ne savez pas si vous devez passer un test linguistique ?
Informez-vous auprès la personne de contact de Selor avant la date limite d'inscription (voir « Données de contact Selor »).


2. Expérience requise à la date limite d'inscription : 
Vous devez disposer d'une expérience professionnelle pertinente de minimum 1 année dans le domaine du secrétariat de direction, répartie dans au moins 3 des tâches suivantes :

• Rédaction de comptes-rendus/rapports de réunions
• Rédaction de notes/présentations
• Gestion de l'agenda d'un manager/directeur
• Organisation de réunions/événements/visites
• Personne de contact pour les clients internes et externes
• Participation à des réunions/groupes de travail

Complétez votre C.V. en ligne de la manière la plus complète en tenant compte de la « Vérification des conditions de participation » sous la rubrique « Procédure de sélection » et ce avant la date limite d'inscription. 

Conditions de travail

Vous serez engagé dans le cadre d'un contrat à durée déterminée de minimum 1 an, avec possibilité de prolongation, dans le grade d'expert administratif (niveau B), avec l'échelle de traitement correspondante. 

Rémunération
Traitement de départ minimum : 30 438,78 EUR (salaire annuel brut, déjà adapté à l'index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Avantages 

• possibilité de valoriser pécuniairement les expériences professionnelles antérieures
• possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme
• nombreuses possibilités de formation (à suivre durant les heures de travail)
• gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail : abonnement de train et/ou de bus (TEC – DE LIJN) + réseau de la STIB
• avantages et réductions octroyés grâce à FED+ (Benefits at Work)
• possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
• possibilité de souscrire à une assurance hospitalisation à des conditions avantageuses (pas de stage d'attente en cas d'affiliation dans les 3 premiers mois de l'entrée en service)
• divers avantages sociaux et primes octroyés via le service social (interventions financières sport & culture, lunettes, St Nicolas, rentée des classes, etc.)
• télétravail structurel
• mise à disposition d'un ordinateur portable avec prise en charge d'une partie des frais pour le télétravail (indemnité de 20€/mois pour les frais de connexion + indemnité de bureau de 30€/mois)
• intervention financière dans l'achat d'un GSM (max. 300€) et abonnement à des conditions avantageuses
• accessibilité aisée via les transports en commun (le SPP occupe la Tour des Finances à Bruxelles)
• restaurant et cafétéria pratiquant des prix démocratiques
• 26 jours de congé légaux + 12 jours de compensation par an
• horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
• pécule de vacances et prime de fin d'année
• fermeture des bureaux entre Noël et Nouvel An
• divers événements conviviaux (fête du personnel, teambuilding, etc.)
• environnement de travail agréable et moderne

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l'administration sur FedWeb, le portail du personnel fédéral.

Selor mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l'égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d'outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap,… ne jouent aucun rôle dans l'évaluation de vos compétences.


Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité. Toutes les fonctions s'adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.


Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?

Consultez la rubrique ‘procédure de sélection' de cette description de fonction pour en savoir plus sur les mesures proposées (aménagements raisonnables, adaptation de poste,…).


Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?

Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

Important
 

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening' de votre compte en ligne Mon Selor afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d'inscription mentionnée dans l'onglet ‘Mes procédures de screening'. Passé ce délai, si vous n'êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d'organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l'épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne de contact mentionnée dans la rubrique « Données de contact Selor » le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.

Tests de sélection

1. Screening spécifique à la fonction

1.1. Event 1: ">Épreuve informatisée (+/- 2h30) 
Les compétences suivantes seront mesurées à l'aide d'une épreuve informatisée: 

• Analyser l'information
• Résoudre des problèmes

Tenant compte du nombre d'emplois à pourvoir, seuls les 10 premiers lauréats seront conviés à l'épreuve suivante. En cas d'égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat. 

Cette épreuve se déroulera vers le début juin 2022. Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à l'épreuve informatisée. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous correspondez au condition de participation. Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours. 

1.2. Event 2: Entretien+ étude de cas (+/-1h15) 

L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences') répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

L'épreuve orale sera précédée par une analyse de cas. Vous recevrez le temps nécessaire pour préparer ce cas.


Votre C.V. en ligne dans « Mon Selor » sera utilisé comme information complémentaire lors de l'entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100. 

Cette épreuve se déroulera vers la fin juin 2022. Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à l'épreuve informatisée. Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours. 

 

Vous souhaitez de plus amples informations ?

Plus d'infos concernant la procédure de sélection ? 
Renseignez-vous auprès du correspondant de Selor (voir « Données de contact Selor »).

Tests et résultats
Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne « Mon Selor ». Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections. 

Compte rendu
Après réception de votre résultat à une épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit. 

Représentation syndicale
Un délégué syndical peut assister à toute sélection organisée par Selor. Les délégués syndicaux sont tenus par une obligation de discrétion en ce qui concerne les informations et les documents à caractère confidentiels.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?
Vous pouvez envoyer une plainte à Selor. Vous trouverez plus d'informations sur www.selor.be, rubrique Contact.

 

En tant que personne présentant un handicap, un trouble ou une maladie, vous pouvez bénéficier des mesures suivantes :

• demander des aménagements raisonnables de la procédure de sélection. Vous devez mentionner ceci au moment de l'inscription à la sélection, via ‘Mon Selor', dans votre C.V. en ligne sous la rubrique ‘Données personnelles'. Donnez-nous un maximum de détails sur les difficultés que vous rencontrez et indiquez-nous également les aménagements qui pourraient vous aider à les surmonter (par exemple : grand écran, programme de synthèse vocale, …).
  
  Procédure
  Etape 1 : cochez l'option « Je souhaite bénéficier d'aménagements raisonnables»
  Etape 2 : décrivez votre handicap/trouble/maladie
  Etape 3 : téléchargez une attestation de votre handicap/trouble/maladie (en cas de problème prenez immédiatement contact à l'adresse suivante : diversity@bosa.fgov.be 
  Etape 4 : cochez les adaptations raisonnables dont vous souhaiteriez pouvoir bénéficier et expliquez pourquoi vous pensez avoir besoin de ces adaptations.
  
  Important : Les étapes 1 à 4 (incluse) doivent impérativement être entièrement en ordre au moment où vous postulez et avant de choisir une date de participation (sinon votre dossier ne pourra pas être analysé et aucun adaptation raisonnable ne pourra être prévue) 
  
   
• être classé si vous le demandez dans la liste de recrutement spécifique pour des lauréats présentant un handicap en cas de réussite aux sélections statutaires fédérales. Les services publics qui atteignent moins de 3% de leur quota sont obligés de consulter les candidats de ces réserves en priorité.
• Demander concrètement des aménagements du poste de travail lors de l'engagement. Si vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Attention, votre futur employeur n'en sera pas informé automatiquement.
  Chaque fois que vous recevrez une offre d'emploi, vous pourrez télécharger un formulaire de demande d'adaptations du poste de travail. Vous devrez le compléter et l'envoyer personnellement par e-mail à votre futur employeur.

Téléchargez également votre attestation officielle et valide de votre handicap au moment de l'inscription à la sélection. 

Plus d'information sur notre gestion de la diversité ? 
Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

 

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant et vous avez besoin d'un aménagement raisonnable ?

Par exemple : vous avez besoin d'un local à part pour une pause d'allaitement ?
Prenez contact avec diversity@bosa.fgov.be (au moins 1 semaine avant la date du test) afin que nous puissions prévoir les adaptations raisonnables à temps.
 

Et après la procédure de sélection ?

Si vous êtes lauréat ? 
Vous serez repris sur la liste des lauréats si vous avez réussi le screening spécifique à la fonction (à compléter par le RS). 

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu'une place se libère à nouveau pour cette fonction. 

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ? 
Une liste de 10 lauréats au maximum, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l'attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur. 

Si vous n'êtes pas lauréat ? 
La procédure prend fin et vous n'êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 17/05/2022 inclus.

Vous devez poser votre candidature en ligne via 'Mon Selor'. Nous procédons au screening du C.V. tel qu'il se trouve dans 'Mon Selor' à la date limite d'inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l'inscription. 

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme ? 
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d'inscription) dans l'un des formats suivants : PDF, DOC, DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact chez Selor (voir la rubrique ‘Données de contact Selor') en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Correspondant Selor 
Ulysse Meert - assistant RH

Tel. : 02 740 80 72
E-mail : ulysse.meert@bosa.fgov.be

Adresse et coordonnées générales
Selor
WTC III - Bld. Simon Bolivar, 30
1000 Bruxelles
Site web : www.selor.be/fr/contact 

Comment arriver chez Selor ?
Description du trajet