Vous apportez un soutien administratif et organisationnel à un ou plusieurs supérieur(s) hiérarchique(s) et vous l'(les) aidez dans l'accomplissement de sa/leur fonction.

La/le secrétaire de direction, prendra en charge la coordination et la réalisation des tâches administratives suivantes : 
  • vous réceptionnez et vous traitez le courrier entrant et sortant afin de réaliser un tri des informations devant être communiquées au responsable hiérarchique, aux autres membres du service ou à d'autres départements,
  • vous exécutez un ensemble de tâches administratives liées au suivi du secrétariat du directeur ou du service,
  • vous prendrez en charge l'organisation des réunions, vous conviez les personnes concernées, vous réservez la salle et mettez à disposition les fournitures nécessaires (boissons, matériel informatique, …).
  • vous participez aux réunions et rédigez les comptes rendus dans le but d'informer les personnes concernées des décisions prises et de fixer les actions à mettre en oeuvre,
  • vous gérez l'agenda du responsable hiérarchique aussi bien au niveau de la planification des réunions que de la coordination des séjours à l'étranger, etc.
Vous êtes la personne de contact, vous aidez les collaborateurs ou les personnes externes au service à obtenir l'information recherchée : 
  • vous transmettez l'information venant de la direction ou du cabinet vers les collaborateurs.
Vous agissez comme un trait d'union entre le responsable hiérarchique et les partenaires externes et/ou internes (ressources humaines, comptabilité, …).

Plus d’info sur la fonction ?
Patricia Robeets - Secrétaire de direction
Correspondant pour les Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique
Tél. : 02 508 34 05
Courriel : patricia.robeets@fine-arts-museum.be 
Il y a 2 postes vacants sous contrat à durée indéterminée au sein des Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique (MRBAB), situé rue du Musée 9 à 1000 Bruxelles

Les Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique (MRBAB) font partie des 10 institutions fédérales qui sont sous l'autorité du secrétaire d'état compétent pour la politique scientifique. 

Les Musées ont pour mission, en tant que service public, d'effectuer des recherches scientifiques. Ils préservent et étudient des collections comprenant plus de 20.000 oeuvres d'art (sculptures, peintures, dessins) réalisées à partir de la fin du 15ième siècle jusqu'à ce jour.

Environ 2.500 oeuvres sont exposées et ces dernières sont réparties entre le Musée d'Art Ancien, le Musée d'art Moderne, le Musée Constantin Meunier, le Musée Antoine Wiertz, le Musée Magritte et le Musée Fin de Siècle. Les Musées organisent régulièrement des expositions temporaires afin de transmettre la connaissance de l'Art au plus large public possible.

A cette occasion des catalogues scientifiques sont publiés.

Ils gèrent également la plus grande bibliothèque spécialisée en histoire de l'Art belge. 

Compétences


Compétences comportementales
 
  • Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un oeil critique l'information.
  • Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
  • Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
  • Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
  • Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
  • Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
  • Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Aptitude de raisonnement
 
  • Aptitude de raisonnement verbal.
Une bonne motivation est également importante.

Attention ! La motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction. Elle a une valeur qui compte double dans le score final.


Atout
 
  • Vous avez une bonne connaissance du néerlandais et de l'anglais étant donnée l'environnement multiculturel de la fonction.
 

Conditions de participation


1. Diplôme requis à la date limite d’inscription :
  • SOIT, vous détenez l'un des diplômes suivants ET, au moins, 1 année d'expérience professionnelle pertinente :
    • Diplôme de l'enseignement supérieur de type court (graduat, bachelier  professionnalisant) délivré par une haute école belge après au moins 3 ans d'études dans une orientation assistant de direction ou secrétariat de direction.
 
  • SOIT, vous détenez l'un des diplômes suivants ET, au moins 2 années d'expérience professionnelle pertinente :
    • Diplôme de l'enseignement supérieur de type court (formation de base d'un cycle, p.ex. : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale;
    • Diplôme de candidat/bachelier de transition délivré près un cycle d'au moins deux années d'études;
    • Certificats attestant la réussite des deux premières années d'études de l'École royale militaire;
    • Diplôme de l'enseignement maritime de cycle supérieur ou de l'enseignement artistique ou technique supérieur du 3e, 2e u 1er degré de plein exercice;
    • Diplôme de géomètre expert immobilier, de géomètre des mines ou diplôme d'ingénieur technicien.
Téléchargez votre diplôme dans le C.V. en ligne de votre compte ‘Mon Dossier’ au moment de l’inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature. Quelles sont les autres possibilités de participation en matière de diplôme ?
  • Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l’un des diplômes précités.
  • Vous participez sous réserve lorsque :
    • vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique : 
      Vous n’avez pas encore obtenu l’équivalence de votre diplôme ? Adressez-vous dès maintenant (la procédure étant relativement longue) auprès du Ministère de la Communauté française (02/690.80.00) et envoyez-la à Selor.
       
    • vous avez obtenu votre diplôme dans une langue autre que le français : 
      En fonction de votre situation, vous devrez peut-être obtenir un certificat linguistique chez Selor pour attester de votre connaissance du français. Pour ce faire, vous devez vous inscrire en ligne.
Vous n’êtes pas certain que votre diplôme vous donne accès à la sélection ou vous ne savez pas si vous devez passer un test linguistique ?
Informez-vous auprès la personne de contact de Selor avant la date limite d’inscription (voir « Données de contact Selor »).


2. Expérience requise à la date limite d’inscription : 

En termes d'expérience professionnelle, en fonction de votre diplôme, nous attendons une expérience professionnelle pertinente dans le domaine du secrétariat de direction réparties dans au moins 3 des 7 tâches reprises ci-dessous :
  • gestion des agendas de la direction,
  • mise en forme de présentation sous logiciel PowerPoint,
  • traitement de fichier sous Excel,
  • participation aux réunions et rédaction des procès-verbaux,
  • personne de contact pour les clients internes et externes,
  • organisation des réunions,
  • classement et archivage papier et informatisé.

Complétez votre C.V. en ligne de la manière la plus complète en tenant compte de la « Vérification des conditions de participation » sous la rubrique « Procédure de sélection » et ce avant la date limite d’inscription. 

Conditions de travail


Vous serez engagé dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée dans le grade d'expert technique (niveau B), avec l’échelle de traitement correspondante (B1). 
 

Rémunération
Traitement de départ minimum : 31.667,14 EUR (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).
Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions. 


Avantages
  • possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
  • nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
  • assurance hospitalisation avantageuse
  • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
  • avantages et offres intéressantes grâce à la carte Fed+
  • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements à vélo
  • divers avantages sociaux
  • accessibilité aisée via les transports en commun
  • possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
  • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine.
Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur FedWeb, le portail du personnel fédéral.
Important
 
  • Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne Mon Dossier afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
  • Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par voie électronique. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
  • Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
  • Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
  • En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne de contact mentionnée dans la rubrique « Données de contact Selor » le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
  • Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.

 

Étapes de sélection


Vérification des conditions de participation


Étape 1 : Vérification du diplôme 

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme requis. La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger (voir rubrique ‘Conditions de participation’) dans « Mon Dossier» à la date limite d’inscription.


Étape 2 : Vérification de l’expérience requise 

Vous serez admis à la sélection à condition de posséder l’expérience professionnelle appropriée. La vérification de votre expérience se fait sur base du C.V. en ligne tel qu’il aura été complété dans «Mon Dossier» à la date limite d’inscription. 

A quoi devez-vous être attentif ? 
Complétez votre C.V. dans la langue de l’emploi pour lequel vous postulez.

Si vous postulez pour un emploi pour lequel une expérience est requise, nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos responsables de sélection pour le screening qualitatif des C.V.

Vous manquez de place dans le champ ‘tâches et responsabilités’ ? Ajoutez les informations supplémentaires dans les champs « Décrivez ce que vous avez appris dans cette fonction » et « Pourquoi changer d’emploi ? » avec le titre : « Suite des tâches et responsabilités ». Mentionnez le nom du champ dans lequel vous avez tapé les informations supplémentaires au bas du champ ‘tâches et responsabilités‘.

 

Screening spécifique à la fonction


Étape 3 : Screening spécifique - épreuves informatisées (+/- 2h10)

Cette épreuve sera organisée en présentiel (Selor - Salle test PC).

Les compétences comportementales et la capacité de raisonnement suivantes seront mesurées à l'aide d'épreuves informatisées :
  • Test de capacité de raisonnement verbal (durée : +/- 40 min.)
  • Test des dossiers (durée : +/- 90 min.)
    • Analyser l'information
    • Résoudre des problèmes
Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100 (au total pour l'ensemble des 2 tests).

Tenant compte du nombre d’emplois à pourvoir, seuls les 10 premiers lauréats seront conviés à l’épreuve suivante. En cas d’égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat. 

Cette épreuve se déroulera du 25/07/2022 au 12/08/2022 (période sous réserve). Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Dossier, vous pouvez vous inscrire à l’épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente (Étape 2 : Vérification des conditions de participation). Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne votre date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours. Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit. 

Étape 4 : Screening spécifique - entretien (+/- 1h15) 

Ce test sera organisé à distance ou en présentiel. Pour les modalités pratiques, vous serez contacté par l'un de nos collaborateurs qui vous expliquera la marche à suivre. 

L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. en ligne dans « Mon Dossier» sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100

Cette épreuve se déroulera du 01/09/2022 au 09/09/2022 (période sous réserve). Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Dossier, vous pouvez vous inscrire à l’épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l'étape précédente (Étape 3 : Screening spécifique - épreuves informatisées). Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne votre date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours. 

 

Vous souhaitez de plus amples informations ?


Plus d’infos concernant la procédure de sélection ? 
Renseignez-vous auprès du correspondant de Selor (voir « Données de contact Selor »).

Tests et résultats
Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne « Mon Dossier». Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections. 
Envie de mieux comprendre vos résultats ? Découvrez nos méthodes d’évaluation des épreuves PC


Représentation syndicale
Un délégué syndical peut assister à toute sélection organisée par Selor. Les délégués syndicaux sont tenus par une obligation de discrétion en ce qui concerne les informations et les documents à caractère confidentiels.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?
Vous pouvez envoyer une plainte à Selor. Vous trouverez plus d’informations sur www.selor.be, rubrique Contact.

 

En tant que personne présentant un handicap, un trouble ou une maladie, vous pouvez bénéficier des mesures suivantes :

  • Demander des aménagements raisonnables de la procédure de sélection. Vous devez mentionner ceci au moment de l’inscription à la sélection, via ‘Mon Dossier’, dans votre C.V. en ligne sous la rubrique ‘Données personnelles’. Donnez-nous un maximum de détails sur les difficultés que vous rencontrez et indiquez-nous également les aménagements qui pourraient vous aider à les surmonter (par exemple : grand écran, programme de synthèse vocale, …).

    Procédure
    Etape 1 : cochez l’option « Je souhaite bénéficier d'aménagements raisonnables»
    Etape 2 : décrivez votre handicap/trouble/maladie
    Etape 3 : téléchargez une attestation de votre handicap/trouble/maladie (en cas de problème prenez immédiatement contact à l’adresse suivante : diversity@bosa.fgov.be 
    Etape 4 : cochez les adaptations raisonnables dont vous souhaiteriez pouvoir bénéficier et expliquez pourquoi vous pensez avoir besoin de ces adaptations.

    Important : Les étapes 1 à 4 (incluse) doivent impérativement être entièrement en ordre au moment où vous postulez et avant de choisir une date de participation (sinon votre dossier ne pourra pas être analysé et aucun adaptation raisonnable ne pourra être prévue) 

     
  • Être classé si vous le demandez dans la liste de recrutement spécifique pour des lauréats présentant un handicap en cas de réussite aux sélections statutaires fédérales. Les services publics qui atteignent moins de 3% de leur quota sont obligés de consulter les candidats de ces réserves en priorité.
  • Demander concrètement des aménagements du poste de travail lors de l’engagement. Si vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Attention, votre futur employeur n’en sera pas informé automatiquement.
    Chaque fois que vous recevrez une offre d'emploi, vous pourrez télécharger un formulaire de demande d’adaptations du poste de travail. Vous devrez le compléter et l’envoyer personnellement par e-mail à votre futur employeur.
Téléchargez également votre attestation officielle et valide de votre handicap au moment de l’inscription à la sélection. 

Plus d’information sur notre gestion de la diversité ? 
Vous trouverez davantage d’informations à propos de notre politique d’égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

 

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant et vous avez besoin d'un aménagement raisonnable ?


Par exemple : vous avez besoin d’un local à part pour une pause d'allaitement ?
Prenez contact avec diversity@bosa.fgov.be (au moins 1 semaine avant la date du test) afin que nous puissions prévoir les adaptations raisonnables à temps.
 

Et après la procédure de sélection ?


Si vous êtes lauréat ? 
Vous serez repris sur la liste des lauréats si vous avez réussi le screening spécifique à la fonction (Étape 4 - Screening spécifique - entretien). 

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu’une place se libère à nouveau pour cette fonction. 

Cette liste peut aussi être consulté par d’autres organisations pour une fonction similaire. En fonction de votre résultat, vous serez invité pour une épreuve complémentaire. (Pour certaines d’entre-elles, il est possible que certains diplômes ou expériences spécifiques soient demandés.) Cette épreuve consiste souvent en un entretien.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ? 
Une liste de 10 lauréats au maximum, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l’attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Si vous n’êtes pas lauréat ? 
La procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.
Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 1er juillet 2022 inclus.

Vous devez poser votre candidature en ligne via 'Mon Dossier'. Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans 'Mon Dossier' à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription. 

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme ? 
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC, DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact chez Selor (voir la rubrique ‘Données de contact Selor’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.
Selor mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats. 
Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d’outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap, … ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences. 

Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité. Toutes les fonctions s’adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.

Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ? 
Consultez la rubrique ‘procédure de sélection’ de cette description de fonction pour en savoir plus sur les mesures proposées (aménagements raisonnables, adaptation de poste,…).

Plus d’information sur notre gestion de la diversité ? 
Vous trouverez davantage d’informations à propos de notre politique d’égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.
Correspondant Selor 
Emilie Mercier - Consultante R&S
Tél. : 02 238 34 71
E-mail : emilie.mercie@belspo.be

Aurélie Hessel - Consultante R&S
Tél. : 02 238 35 10
E-mail : aurelie.hessel@belspo.be 

Adresse et coordonnées générales
Selor
WTC III - Bld. Simon Bolivar, 30 bte 1
1000 Bruxelles
Site web : www.selor.be/fr/contact 

Comment arriver chez Selor ?
Description du trajet
 

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