Je biedt administratieve en organisatorische ondersteuning aan één of meer hiërarchische meerderen en je staat hen bij bij de uitvoering van hun taken.

De directiesecretaris is verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering van administratieve taken:
  • Je ontvangt en verwerkt inkomende en uitgaande post, om de informatie te sorteren die moet worden doorgegeven aan de overste, aan andere leden van de dienst of van andere afdelingen.
  • Je voert een reeks administratieve taken uit die verband houden met de follow-up van het secretariaat van de directeur of van de dienst.
  • Je organiseert vergaderingen, nodigt de betrokken personen uit, reserveert de zaal en zorgt voor de nodige benodigdheden (drank, computerapparatuur, enz.).
  • Je nemen deel aan vergaderingen en stelt notulen op met het doel de betrokken personen op de hoogte te brengen van de genomen besluiten en de te nemen maatregelen.
  • Je beheert de agenda van je overste wat betreft de planning van vergaderingen, coördinatie van buitenlandse reizen, enz.
Je treedt op als contactpersoon en helpt medewerkers of externen bij het verkrijgen van de informatie die ze zoeken:
  • Je geeft van informatie van de directie of het kabinet door aan de medewerkers.
  • Je fungeert als schakel tussen de overste en externe en/of interne partners (personeelszaken, boekhouding, enz.).

Meer info over de jobinhoud?
Patricia Robeets - Secretariaat
Contactpersoon voor de Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België
Tel.: 02/508.34.05
E-mail: patricia.robeets@fine-arts-museum.be
 
Er is 1 contractuele plaats vacant als Directiesecretaris (m/v/x) bij de Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België (Museumstraat 9 - 1000 Brussel ).

De Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België zijn 1 van de 10 federale wetenschappelijke instellingen, die onder de bevoegdheid van de minister van wetenschapsbeleid vallen en deel uit maken van de POD Wetenschapsbeleid.

De musea hebben als opdracht zowel wetenschappelijk onderzoek te verrichten als diensten te verlenen aan het publiek. De Koninklijke Musea hebben onder meer als taak kennis over de kunst over te dragen door een zo ruim mogelijk publiek permanente en tijdelijke tentoonstellingen aan te bieden. 

Ze bewaren en bestuderen collecties met in totaal meer dan 20.000 kunstwerken (schilderijen, sculpturen, tekeningen) van de late 14de eeuw tot vandaag. 
Ongeveer 2.500 van deze werken worden tentoongesteld en zijn verdeeld over het Museum voor oude Kunst, het Museum voor Moderne Kunst, het Musée Magritte Museum, het Constantin Meuniermuseum, het Antoine Wiertzmuseum en het Fin de Siècle museum.
 
De Musea organiseren tijdelijke tentoonstellingen waarbij wetenschappelijke catalogi gepubliceerd worden. Ze beheren de grootste Belgische bibliotheek gespecialiseerd in de kunstgeschiedenis.

De POD Wetenschapsbeleid (BELSPO) is een federale administratie die verantwoordelijk is voor het ontwerpen en uitvoeren van onderzoeksprogramma's, het beheer van de Belgische deelname aan het Europees Ruimteagentschap (ESA), het stimuleren van de deelname van de Belgische wetenschappelijke en technische wereld aan internationale onderzoeksnetwerken en in het bijzonder de Europese Onderzoeksruimte (ERA) om het wetenschappelijk en cultureel erfgoed in de 10 wetenschappelijke instellingen te behouden en te verbeteren.

BELSPO zorgt ook voor de coördinatie en het overleg met federale departementen en gefedereerde entiteiten op het gebied van wetenschapsbeleid.

Competenties


Gedragsgerichte competenties
 
  • Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
  • Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
  • Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
  • Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
  • Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
  • Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
Redeneervaardigheden 
  • Verbaal redeneervermogen

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.
Opgelet! De motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd.


De motivatie weegt harder door in de eindscore (X2). 


Niet vereist, wel een troef
  • Je hebt een goede kennis van het Frans en Engels gezien de multiculturele werkomgeving.
     

Deelnemingsvoorwaarden


1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

OFWEL bezit je volgend diploma EN minimum 1 jaar relevante professionele ervaring:
  • Diploma van het hoger onderwijs (b.v. graduaat, professionele bachelor, kandidaat, academische bachelor) uitgereikt door een Belgische universiteit of een hogeschool na tenminste 2 of 3 jaar studie in de richting officemanagement.
OFWEL bezit je één van volgende diploma’s EN minimum 2 jaar relevante professionele ervaring:
  • Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
  • Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
  • Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
  • Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
  • Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.?

Laad je diploma op in je online-cv in 'Mijn Selor' op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.



Hoe nog deelnemen qua diploma? (verwijderen indien niet van toepassing of aanvullen) 
  • Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.
     
  • Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
    • je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
      • in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
        Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
      • in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
        Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
    • Je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
      Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').


2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum: 

Afhankelijk van je behaalde diploma, verwachten we 1 of 2 jaar relevante professionele ervaring in het domein van directiesecretariaat, verdeeld over tenminste 3 van onderstaande taken:
  • Beheer van de agenda's van de directie
  • Verzorgen van de lay-out van presentaties in Powerpoint
  • Bewerken van fiches in Excel
  • Deelnemen aan vergaderingen en opstellen van notulen
  • Optreden als contactpersoon voor interne en externe klanten
  • Organiseren van vergaderingen
  • Klasseren en archiveren van papieren en elektronische documenten


Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum. 

Arbeidsvoorwaarden


Je wordt aangeworven via een contract van onbepaalde duur als Directiesecretaris (niveau B) met de bijhorende weddeschaal (B1).
 

Loon
Minimum aanvangswedde: 31.667,14 EUR  (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).


Voordelen 
  • mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
  • uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
  • gratis toegang tot federale musea met de Belspo-kaart
  • mogelijkheid voor een fietsvergoeding
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een gsm en laptop
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • 26 verlofdagen per jaar.
Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.


 
Opgelet 
  • Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online-account ‘Mijn Selor’ om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
  • Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
  • Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
  • Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor’. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
  • We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

 

Selectietesten

1. Screening van deelnemingsvoorwaarden. 


Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma en de vereiste relevante professionele ervaring hebt. 
De screening van de ervaring gebeurt op basis van je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Selor’ op de uiterste inschrijvingsdatum.

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

Als je solliciteert voor een job waarvoor ervaring vereist is, besteed dan veel aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.


 

2. Functiespecifieke screening


2.1. Event 1: Computergestuurde proef (+/- 2u10) 


Via een geïnformatiseerde test wordt volgende redeneervaardigheid gemeten: 
  • Verbaal redeneervermogen
Via een dossiertest worden volgende gedragsgerichte competenties gemeten: 
  • Informatie analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
  • Problemen oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt (voor het totaal op deze 2 testen).

Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Deze proef zal plaatsvinden rond 26/7 tot 4/8 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.


2.2. Event 2: Interview (+/- 1u15):

Om praktische redenen kan deze proef op afstand georganiseerd worden. In dat geval zal je gecontacteerd worden door 1 van onze medewerkers die je de procedure hierover uitlegt.

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond de laatste 2 weken van augustus (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.
 

Meer info?


Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor’. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden. 

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

 

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

  • redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).

    Procedure:
    • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
    • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
    • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
    • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.
  • als je slaagt voor federale contractuele selecties kom je op de lijst van geslaagden terecht. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.
  • Wat moet je concreet doen als gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
    Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht. Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.
Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren. 
 

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?


Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.
 

En na de selectieprocedure?


Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening (2.2 interview). 

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. 

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 10 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er meer geslaagden zijn, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd. 

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.
Solliciteren kan tot en met 1/7/2022.

Je moet online solliciteren via 'Mijn Selor'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘Mijn Selor’ zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail. 

Diploma opladen

Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.
Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.
Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.

Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.

Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?
Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure’ om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).

Meer info over ons diversiteitsbeleid?
Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.
Contactpersoon Selor
Joni D’haeseleer – HR consultant
Tel.: 02/238.36.13
E-mail: joni.dhaeseleer@belspo.be


Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving
 

Maak kennis met je toekomstige collega's

Werken voor .be?

Zoek de job die bij je past en kom erbij!

Ontdek alle openstaande vacatures