Verantwoordelijke voor de dienst Administratie en Personeel (m/v/x)

Ben je op zoek naar een leidinggevende/coachende functie? Beschik je over een hands-on mentaliteit en onderneem je actie op een doel- en oplossingsgerichte manier? Schrijf je dan zeker in voor deze selectieprocedure.

De functie van Verantwoordelijke voor de dienst Administratie en Personeel bij de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU is een veelzijdige functie. Je fungeert als people manager, staat in voor het uitvoeren van enkele HR-processen, bent een aanspreekpunt voor de cel, zorgt voor een vlotte communicatie,…

In eerste instantie geef je leiding aan de administratieve cel. Deze cel bestaat uit een tiental administratieve of technische profielen werkzaam in de domeinen economaat, veiligheid, Human Resources, boekhouding, IT, technische dienst en chauffeurs. Daarnaast leid je, in het kader van het Belgische Voorzitterschap van de Raad van de EU, de aanzienlijke personeelsuitbreiding in goede banen en organiseer je ook de verdeling van de kantoorruimte.

Vervolgens sta je in voor de volgende taken:

• Je volgt dossiers op rond personeelsbeheer: 
  • Je beheert het personeel van de Permanente Vertegenwoordiging (rekrutering, evaluatie,…) en je zorgt voor een vlotte integratie van nieuwe medewerkers.
• Je zorgt voor een veilige, aangepaste en aangename werkomgeving voor alle medewerkers van de Permanente Vertegenwoordiging:
  • Je legt de nodige contacten met externe bedrijven (bij technische problemen of knelpunten, opvolgen van werken of interventies,…) of het hoofdbestuur van de FOD Buitenlandse Zaken (Facility Management, ICT,…);
  • Je lanceert, indien nodig, overheidsopdrachten en volgt deze ook op (bv. schoonmaak, veiligheidssysteem, …).
• Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van de events op de PV.
• Je biedt ondersteuning aan de aanwezige informatievoorzieningen en de processen omtrent informatiemanagement.
• Je treedt op als veiligheidsofficier of je ondersteunt deze:
  • Je zorgt voor een correcte toepassing van de instructies rond veiligheidsmachtigingen en geclassificeerde informatie binnen de Permanente Vertegenwoordiging;
  • Je detecteert veiligheidslacunes en je verhelpt deze en/of rapporteert deze aan het hoofdbestuur van de FOD;
  • Je actualiseert het crisisdossier.
• Je valideert de nodige betalingen en facturen (met respect voor de budgettaire regels van het hoofdbestuur en de overheid in het algemeen).
• Je legt en onderhoudt de nodige contacten met het hoofdbestuur en externe partners (andere FODs, regio's, de Raad van de EU, andere Permanente Vertegenwoordigingen, ….) ter uitvoering van bovenvermelde opdrachten.
• Je rapporteert proactief aan het management over bovenvermelde opdrachten, via stafvergaderingen, bilaterale ontmoetingen of mail.
• Je bent verantwoordelijk voor alles wat met het gebouw te maken heeft, inclusief de relaties met gemeenschappen en gewesten hierrond.

Meer info over de jobinhoud?

Bart Pennewaert – Eerste ambassaderaad
bart.pennewaert@diplobel.fed.be
+32 473 54 19 76

Er is 1 vacante plaats als Verantwoordelijke voor de dienst Administratie en Personeel bij de Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de Europese Unie (Belliardstraat 65, 1040 Brussel). 

De Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de Europese Unie (kortweg 'de PV') is met meer dan 150 werknemers de grootste Belgische diplomatieke post in de wereld. Er werkt personeel van zowel de FOD Buitenlandse Zaken, een groot aantal andere Federale Overheidsdiensten, alsook de gefedereerde entiteiten. De PV is de stem van België in Europa en vertegenwoordigt de Belgische belangen in de Raad van de Europese Unie. Aan het hoofd van de PV staat de permanent vertegenwoordiger, ambassadeur Willem van de Voorde. Hij wordt bijgestaan door ambassadeur Pierre Cartuyvels, adjunct-permanent vertegenwoordiger, en dhr. Stéphane Mund, ambassadeur bij het Politiek en veiligheidscomité (COPS). De PV werkt het Europese beleid uit samen met de 26 andere lidstaten van de Europese Unie, het Europees Parlement en de Europese Commissie, en dit op tal van domeinen gaande van interne markt, energie, transport, milieu, landbouw, visserij, consumentenzaken, tot buitenlands beleid, budgettaire en financiële kwesties, etc. In de aanloop naar het Voorzitterschap van België van de Raad van de Europese Unie (eerste semester 2024) zullen de personeelseffectieven gevoelig worden uitgebreid alsook bijkomende ruimte worden gehuurd.

Competenties

Gedragsgerichte competenties
 

• Je legt verbanden tussen verschillende gegevens, genereert alternatieven en trekt sluitende conclusies.
• Je stelt proactief objectieven, je tekent nauwgezet actieplannen uit en schakelt daarbij de juiste middelen in, binnen de beschikbare tijd.
• Je begeleidt medewerkers in hun groei en geeft gericht feedback aan medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling).
• Je geeft advies aan je gesprekspartners en je bouwt met hen een vertrouwensrelatie op, op basis van je expertise.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Je bent in staat interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier te begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening te leveren en constructieve contacten te onderhouden.

Indien de competenties adviseren en medewerkers ontwikkelen niet voldoen aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen en in de lijst van geslaagden worden opgenomen. 

Technische competenties
 

• Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden.

 
Niet vereist, wel een troef
 

• Je hebt kennis van een overheidsomgeving en/of overheidsprocedures.
• Je hebt goede kennis van de gebruikelijke informaticatools zoals Outlook, Teams, Word, Excel, etc…
• Je hebt goede schriftelijke communicatievaardigheden.
• Je zal werken in een meertalige omgeving. Een goede kennis van het Frans en het Engels is onontbeerlijk.
• Je bent in staat om een netwerk uit te bouwen en te onderhouden met externe partners.
• Ervaring in het organiseren van events is een troef.
• Je hebt interesse in de taken en verantwoordelijkheden van de Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de Europese Unie en de FOD Buitenlandse Zaken. 
   

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van licentiaat, arts, doctor, apotheker, geaggregeerde van het onderwijs, ingenieur, industrieel ingenieur, architect, meester (basisopleiding van 2 cycli), erkend en uitgereikt door de Belgische universiteiten en de instellingen voor hoger onderwijs van het lange type, voor zover de studies ten minste vier jaar hebben omvat, of door een door de Staat of een van de Gemeenschappen ingestelde examencommissies.
• Diploma van master uitgereikt door een universiteit of een hogeschool na een masteropleiding van de 2e cyclus van ten minste 60 studiepunten.
• Getuigschrift uitgereikt aan de laureaten van de Koninklijke Militaire School en die gerechtigd zijn tot het voeren van de titel van burgerlijk ingenieur of van licentiaat/master.

Laad je diploma op in je online-cv in 'Mijn Selor' op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Hoe nog deelnemen qua diploma? 

• Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.
• Je hebt je diploma behaald in een van de 27 lidstaten van de Europese Unie of, IJsland, Noorwegen, Liechtenstein of Zwitserland en je hebt je gelijkwaardigheidsattest van je diploma bij de Vlaamse Overheid niet verkregen.
• Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
  • je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
    • in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
      Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
    • in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
      Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
  • Je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
    Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').


2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum: 

Een relevante professionele ervaring van minstens 6 jaar in het domein van managementondersteuning en administratie, waarbijn ten minste 2 van onderstaande taken werden uitgevoerd:  

• Managen van personeel en opvolgen van personeelsdossiers;
• Managen van processen binnen de domeinen economaat, veiligheid, boekhouding of technische dienst;
• Managen van beheersprocessen.

EN een professionele relevante ervaring van minstens 3 jaar in een leidinggevende functie.

Deze twee ervaringen moeten niet noodzakelijk apart zijn verworven.

Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum. 

Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur van minimum 12 maanden (met mogelijkheid tot verlenging na een positieve evaluatie) als Verantwoordelijke voor de dienst Administratie en Personeel bij de Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de EU (niveau A) met de bijhorende weddeschaal NA31.
 

Loon
Minimumaanvangswedde: 62.240,84 EUR (brutojaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via deze salarissimulator kun je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.


Voordelen 

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen
• beschikken over een gsm en laptop, tussenkomst in de gsm-kosten
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• kinderopvang tijdens de schoolvakantie
• glijdende werkuren in een 38-uren week en mogelijkheid tot 1 compensatiedag per maand

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.
 

Aanstellingsvoorwaarden

Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of jouw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Om de functie te kunnen uitoefenen dient u te beschikken over een veiligheidsmachtiging op niveau GEHEIM of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Het bekomen van deze machtiging is noodzakelijk om de functie te magen uitoefenen.

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Opgelet 

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via elektronische weg) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

Selectietesten

Screening van deelnemingsvoorwaarden
 

Stap 1: Screening van het diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma bezit. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden') en op basis van de informatie in je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Dossier' op de uiterste inschrijvingsdatum. 

Stap 2: Screening van de vereiste ervaring 

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je de vereiste relevante professionele ervaring hebt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Selor' op de uiterste inschrijvingsdatum. 

Waarop moet je letten? 
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert. 

Als je solliciteert voor een job waarvoor ervaring vereist is, besteed dan veel aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.
 

Functiespecifieke screening

Stap 3: Specifieke screening - PC-test (+/-1u15) 

Of deze proef wordt georganiseerd, is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de de screening van de deelnemingsvoorwaarden. Via een geïnformatiseerde test (situationele beoordelingstest) worden volgende competenties gemeten: 

• informatie integreren
• betrouwbaarheid tonen
• zichzelf ontwikkelen

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 8 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Indien deze proef georganiseerd wordt, zal ze plaatsvinden rond midden oktober 2022 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Dossier kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is. Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 4: Specifieke screening - interview met gevalstudie (+/- 1u + 1u30 voorbereidingstijd)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein. 

Het interview zal fysiek plaatsvinden. Vóór het interview krijg je een gevalstudie en voldoende tijd om die voor te bereiden. Die gevalstudie wordt besproken tijdens je interview. 

Je online-cv in 'Mijn Dossier' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

- Indien stap 3 - specifieke screening PC-test NIET wordt georganiseerd, zal het interview midden oktober 2022 (onder voorbehoud) plaatsvinden. 

- Indien stap 3 - specifieke screening PC-test - WEL wordt georganiseerd, zal het interview in de tweede week van november 2022 (onder voorbehoud) plaatsvinden.

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Dossier kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.
 

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden. 

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

 

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure:
  • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.
• als je slaagt voor federale contractuele selecties kom je op de lijst van geslaagden terecht. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.
• Wat moet je concreet doen als gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht. Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren. 
 

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.
 

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen in de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening - stap 4 interview met gevalstudie. 

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 8 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er meer geslaagden zijn, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd. 

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren kan tot en met 9 oktober 2022.

Je moet online solliciteren via 'Mijn Selor'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘Mijn Selor' zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail. 

Diploma opladen

Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Dienst Werving & Selectie - P&O2.1 - FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking
E-mail: jobs@diplobel.fed.be  

Gitte Gielen - Selectieverantwoordelijke
Tel.: +32 2 501 32 74
E-mail: gitte.gielen@diplobel.fed.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving