Le Parlement de la Région de Bruxelles-Capitale organise actuellement un concours de recrutement pour la fonction de secrétaire (niveau B1) avec une bonne connaissance du néerlandais et titulaire d’un diplôme d’études supérieures de type court établi en français dans une orientation assistant de direction ou secrétariat de direction ou titulaire d’un diplôme d’études supérieures de type court dans une autre orientation avec une expérience de minimum 2 ans en secrétariat (voir ci-après). Un concours similaire sera organisé prochainement en vue de la composition d’une réserve de secrétaires (NL).

Au sein du Parlement, les secrétaires assurent les tâches suivantes :

-          organisation du secrétariat administratif du service, en collaboration avec leurs collègues commis-dactylographes et rédacteurs;

-          dactylographie et mise en forme de documents (notes, PV de réunions, correspondance…) relatifs au  service, selon la charte graphique en vigueur ;

-          archivage logique et classement structuré de documents ;

-          gestion du planning des réunions du service, tenue de l’agenda et organisation de réunions,

-          prise de contacts nécessaires au bon fonctionnement du service et gestion des appels téléphoniques entrants dans la direction ou le service ;

-          répartition des tâches des membres de l’équipe de commis-dactylographes et rédacteurs sur la base d’instructions claires, le cas échéant écrites ;

-          des prestations de soirée et de week-end qui peuvent être exigées selon les nécessités de service.

Le ou la lauréat(e) fera partie des services  du Parlement de la Région de Bruxelles-Capitale en qualité de fonctionnaire statutaire. Sa situation administrative et pécuniaire est réglée par le statut du personnel des services permanents du Parlement. Sous la direction du greffier (secrétaire général), les services soutiennent le travail du Parlement.

Le contexte de travail dans lequel doit travailler un(e) secrétaire au sein du Parlement bruxellois nécessite une grande flexibilité au niveau des horaires.

Les horaires de travail sont exigeants (une présence jusqu’à 17h15 est exigée tous les jours et les prestations de soirée sont fréquentes).

 

Parlement bruxellois

Depuis 1989, la Région de Bruxelles-Capitale, à l’instar de la Wallonie et de la Flandre, est une Région à part entière, ce qui a marqué un véritable tournant dans sa gestion puisqu’elle dispose depuis de ses propres institutions, pouvoirs et compétences. Parmi les institutions régionales, le Parlement occupe un rôle déterminant. Il est le cœur de la démocratie où s’expriment les valeurs citoyennes essentielles : écoute, dialogue, tolérance, prise de décision pour le bien-être de tous.

Le Parlement bruxellois, dont le siège est établi au 69 rue du Lombard à 1000 Bruxelles, est l'organe législatif de la Région de Bruxelles-Capitale. Il a comme tâches:

-          l’élection et le contrôle politique des membres du gouvernement régional bruxellois;

-          le vote de textes législatifs et réglementaires;

-          l’adoption de budgets.

Il exerce, collectivement avec le gouvernement régional bruxellois, le pouvoir législatif régional bruxellois en adaptant des ordonnances et des règlements.

 


Postes vacants

  • Nombre (1) - 1000 Bruxelles

http://www.parlement.brussels

Compétences comportementales et techniques requises pour la fonction

Les candidats doivent disposer des compétences suivantes :

Compétences techniques

-          Connaissance approfondie des logiciels de bureautique Word, Excel et Outlook. La connaissance de Powerpoint est un plus.

-          Connaissances en gestion et office management.

-          Bonne maîtrise du néerlandais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Compétences comportementales

-          Développer des relations de travail positives :

  • Créer et améliorer l’esprit d’équipe  afin d’atteindre les objectifs communs et œuvrer à la réussite collective.
  • Agir de manière intègre et sans préjugés, tout en respectant les besoins et les contributions d’autrui.                

-          S’engager (dans son travail, envers l’institution)    

  • Se montrer responsable de ce que l’on entreprend et respecter ses engagements
  • S’impliquer entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de soi-même

-          S’investir pour atteindre des résultats

  • Concentrer ses efforts en menant des actions ciblées  afin d’atteindre les résultats attendus dans les délais impartis.
  • Viser l’excellence pour assurer la qualité des prestations fournies.
  • Rechercher activement les solutions et les alternatives aux problèmes rencontrés.
  • Traiter l’information

-          Soutenir le service

  • Soutenir les activités du service en veillant au suivi optimal des dossiers en cours.
  • Rassembler et actualiser les informations nécessaires au bon fonctionnement du service.
  • Anticiper les éventuels besoins au sein du service et proposer des améliorations dans la gestion des dossiers ou des processus de travail.
  • Faire preuve de flexibilité afin de pouvoir s’adapter aux demandes des membres du service et/ou des demandeurs.

 -          Communiquer

  • Faire passer des messages de façon précise et compréhensible, en fonction du public ciblé, tout en veillant à être compris par ses interlocuteurs.
  • S’entretenir avec des tiers en échangeant des idées et en faisant preuve d’écoute active.

-          Etre fiable  

  • Agir avec diligence, conformément aux attentes de l’institution et respecter la confidentialité des informations.
  • Exécuter son travail en respectant les décisions prises et les instructions données.
  • Faire preuve de loyauté.

Conditions de participation 

Diplôme requis à la date limite d’inscription :

SOIT vous disposez d'un des diplômes suivants, sans expérience professionnelle pertinente:

-          Diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat, bachelier professionnalisant) délivré par une haute école belge après au moins 3 ans d’études dans une orientation d’assistant de direction ou de secrétariat de direction.

-          d'un diplôme délivré anciennement qui correspond au diplôme précité. 

SOIT vous disposez d'une expérience professionnelle pertinente (voir ci-après) de minimum 3 ans ET d'un des diplômes suivants: 

  • Diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat, bachelier professionnalisant) délivré par une haute école belge après au moins 3 ans d’études.


Pour les détenteurs d'un diplôme de l’enseignement supérieur de type court sans orientation dans le domaine du secrétariat, nous demandons une expérience professionnelle pertinente en secrétariat de minimum 3 années réparties dans au moins 2 des tâches reprises ci-dessous : 

-          dactylographie et mise en forme de documents ;

-          rédaction de courriers ;

-          gestion du planning des réunions du service, tenue de l’agenda et organisation de réunions ;

-          préparation de réunions (imprimer documents, préparer fardes, salles de réunions,…) ;

-          archivage logique et classement structuré de documents ;

-          prise de contacts nécessaires au bon fonctionnement du service et gestion des appels téléphoniques entrants dans la direction ou le service.

Le/la candidat(e) ayant obtenu le diplôme requis dans l'enseignement organisé ou subventionné en Belgique, ne peut présenter le concours que dans la langue de son diplôme, c'est-à-dire en français, sauf à démontrer au plus tard à la date ultime d'inscription qu'il dispose du certificat de connaissances linguistiques délivré par Selor) portant sur la connaissance de la langue française se substituant, en vue de la détermination du régime linguistique, au diplôme exigé ou au certificat d'études requis pour des fonctions ou des emplois du niveau B du personnel de l'État (art. 7 de l'A.R. du 30 novembre 1966).

Peut participer sous réserve la personne qui a obtenu son diplôme dans un pays autre que la Belgique. Toutefois, si elle n’a pas encore obtenu l’équivalence de son diplôme, elle doit pour être admise avoir obtenu, AVANT la clôture de la procédure de sélection, l’équivalence académique de son titre d’études au diplôme belge requis dans le règlement de sélection.

Cette procédure étant relativement longue, il lui est conseillé de s’adresser dès maintenant auprès du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles (tél: 02 690 89 00, courriel : equi.sup@cfwb.be, site internet : http://www.equivalences.cfwb.be/).

 


Niveau

  • Baccalauréat (enseignement supérieur de type court)

En application du principe de la carrière plane, les perspectives de carrière permettent de passer du niveau de secrétaire (premier grade – barème de début d’échelle : 3.643,05 € brut par mois à l’indice actuel) au niveau de secrétaire principal (dernier grade – barème de fin d’échelle : 6.422,48 € brut par mois à l’indice actuel).

À cette rémunération s’ajoutent des chèques repas de 8 € par jour presté, le remboursement intégral des frais de transport en commun, une assurance hospitalisation auprès d’Ethias entièrement à charge de l’employeur, et diverses interventions lors d’événements de la vie courante (prime de mariage, de naissance, allocations de scolarité, intervention dans les frais de crèche et de stages pour les enfants), ainsi qu’un environnement de travail agréable et dynamique, au cœur de Bruxelles

Contrat: Statutaire

Régime de travail: À plein temps

Procédure de sélection

- Première partie : QCM en français et en néerlandais organisé par le Parlement

La première partie est une épreuve éliminatoire QCM qui comportera une série de questions à choix multiple portant notamment sur la connaissance du français et du néerlandais, les institutions bruxelloises, la culture générale (sujets les plus variés)…

Pour réussir cette épreuve, le/la candidat(e) doit obtenir au moins 30/50.

Seuls les 50 premiers candidats ayant réussi cette épreuve seront admis à la suite de la procédure.

- Deuxième partie : Épreuve rédactionnelle organisée par le Parlement

a) Exercice rédactionnel – durée environ 1h00 - Rédaction d’un document en français sur la base de quelques éléments donnés.

Pour réussir cette épreuve, le/la candidat(e) doit obtenir au moins 12 points sur 20.

b) Épreuve linguistique écrite – durée d'environ 1h00 - Rédaction d’un document en néerlandais sur la base de quelques éléments donnés.

Pour réussir cette épreuve, le/la candidat(e) doit obtenir au moins 10 points sur 20.

- Troisième partie : Entretien (a) et épreuve orale portant sur la connaissance du néerlandais (b) organisé par le Parlement

a) L'entretien évalue si les compétences techniques et comportementales des candidats répondent aux exigences du poste. Les candidats seront également questionnés sur leur motivation, leur intérêt et leurs affinités avec le domaine d’expertise.

Pour réussir cette épreuve, le/la candidat(e) doit obtenir au moins 12 points sur 20.

b) Épreuve orale portant sur la connaissance du néerlandais.

D’une durée d’environ 10 minutes, cet entretien aura pour but d’évaluer la connaissance orale du néerlandais des candidats.

Pour réussir cette épreuve, le/la candidat(e) doit obtenir au moins 10 points sur 20.

Classement des lauréats

Le classement des lauréats est effectué sur la base du total des points obtenus lors de l’épreuve rédactionnelle en français (5.2.partie a.) et l’entretien (5.3. partie a.)

Il n'est pas tenu compte, pour le classement, des points obtenus à l'épreuve linguistique (écrite et orale).

En cas d’égalité, les résultats des tests linguistiques seront déterminants.

ATTENTION Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 30/11/2021  inclus.

Les candidatures sont à introduire exclusivement en ligne à l’adresse  jobs@parlement.brussels avec la référence « secrétaire 2021 (FR) ».

Pour postuler valablement, vous devez envoyer votre diplôme, votre CV, votre lettre de candidature ET LE FORMULAIRE TYPE à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

Le règlement détaillé du concours est disponible sur le site du Parlement : www.parlement.brussels, onglet "le Parlement", rubrique "Emplois et candidatures

 

http://www.parlement.brussels

Le Parlement bruxellois attache une grande importance à l’égalité des chances et souhaite refléter au mieux la diversité bruxelloise dans la composition de son personnel. Le Parlement bruxellois garantit dès lors l’égalité de traitement de toutes les candidatures. Les procédures de sélection sont établies de manière objective et seules les compétences des candidats sont mesurées sur la base de questionnaires et d’outils neutres.

L’organisation pratique de l’examen pourra, dans les limites du raisonnable, être adaptée à la situation des candidats officiellement reconnus en situation de handicap. Les candidats devront en informer l’attachée au Service des Ressources Humaines au moment de leur inscription.

PETRE Sophie - conseillère-adjointe
P: 02 549 63 38
E: jobs@parlement.brussels

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