Attention

Cette missions est réservées uniquement aux fonctionnaires statutaires et agents contractuels à durée indéterminée des services publics fédéraux.

Notre SPF Affaires étrangères recherche des collaborateurs pour une durée de 12 mois pour renforcer l'équipe d’agents de maintenance et de salle du Palais d’Egmont et du centre de conférence du service du Protocole.

Cette fonction d'agent de maintenance et de salle joue un rôle essentiel pour l’image prestigieuse du SPF Affaires étrangères, qui reçoit régulièrement des personnalités de haut rang.

En conséquence, les agents devront faire preuve de précision, discrétion et de sérieux et assurer une présence constante lors des événements organisés dans le Palais d’Egmont ou dans le Centre de conférences business lunch, soirées de gala, réceptions, …). 

Le but est la qualité du service rendu ; vous êtes comme la carte de visite de la Direction Protocole et du SPF Affaires étrangères.

 

NOUS SOMMES A LA RECHERCHE DE DEUX PROFILS : 

PROFIL 1 :

Vos tâches

  • Vous êtes responsable de la mise en place du mobilier, de la technique (avec régisseur) et des boissons demandées par le client,
  • Vous travaillez en étroite collaboration avec le gestionnaire de dossier en ce qui concerne la mise en place des salles, la signalétique (impression et mise en place), l’impression des pancartes nominatives pour les participants et leur placement dans les salles,
  • Vous restez disponible (par téléphone, par email, en présentiel) pour les collègues du service ainsi que pour la préparation et pendant le déroulement d’un évènement.
  • Après le départ des firmes (catering, technique, mobilier,) ou des organisateurs, vous contrôlez que les salles ont bien été rangées et que tout a été remis en place.
  • Vous êtes présent lors des événements au Palais d’Egmont ou dans le centre de conférences et assurer la bonne marche de ceux-ci;
  • Vous surveillez les prestations et préparations des sociétés de catering et des serveurs pendant l’événement,

PROFIL 2 :

Vos tâches

  • Vous préparez les événements : disposer le matériel pour lunchs, dîners, réceptions et pauses café ; vous dressez les tables avec le maître d’hôtel ;
  • Vous faites la vaisselle après chaque événement (machines à laver)
  • Vous entretenez les nappes, le linge, l’inox et l’argenterie (avec maître d’hôtel)
  • Vous prévoyez les drapeaux relatifs à l’événement et gérez le stock
  • Vous entretenez la suite du Ministre
  • Vous collaborez avec les gestionnaires de dossier et êtes toujours joignable pour les collègues pendant les heures de service

SPF Affaires étrangères

Le SPF

Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et  Coopération au Développement représente, défend et promeut les intérêts de la Belgique et des belges à l’étranger et favorise la cohérence de l’action extérieure de la Belgique en tant que pays fédéral. Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et  Coopération au Développement aspire à un monde sûr, juste et prospère.

 

La Direction du Protocole

La Direction du Protocole du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement est responsable du suivi des relations entre la Belgique et les missions diplomatiques étrangères et les organisations internationales établies en Belgique. Le Protocole veille à la bonne application de la Convention de Vienne de 1961 sur les relations diplomatiques, de la Convention de Vienne de 1963 sur les relations consulaires et des accords de siège conclus entre la Belgique et les organisations internationales établies en Belgique.

 

La Direction P2 - Visistes et organisation des évènements

La fonction est située au niveau de la Direction P2 (« Visites et organisation des événements ») de la Direction du Protocole. Les tâches principales de la Direction P2 sont les suivantes : L’organisation et la coordination des visites officielles, de travail et d’Etat des hauts dignitaires étrangers en Belgique et coordination des aspects de sécurité pendant ces visites avec les instances belges ; l’organisation des événements (rencontres bilatérales, déjeuners diplomatiques,…) dans le Palais d’Egmont et les salles du Centre de Conférences. La Direction P2 est un acteur crucial entre les missions diplomatiques étrangères et les différents services belges concernés par les visites des hauts dignitaires étrangers. Ceux-ci incluent le Centre de crise du SPF Intérieur, la Surêté de l'État, les services de police fédéraux et locaux, les services de Protocole d'autres instances (Palais royal, Union européenne, OTAN, aéroports / gare du midi).


Postes vacants

  • Nombre (1) - 1000 Bruxelles - Rue des Petits Carmes

https://diplomatie.belgium.be/fr

Compétences

Nous sommes à la recherche de deux agents qui disposent des compétences suivantes :

  • Travailler en équipe
  • Etre fiable
  • Etre prêt à faire des heures supplémentaires lors qu’un événement l’exige (heures récupérables)

 

Les capacités suivantes sont un plus :

  • Pouvoir s’exprimer correctement dans les deux langues nationales (FR et NL)
  • Flexibilité et disponibilité
  • Connaissance basique de l’étiquette et du protocole
  • Attention pour un service optimal envers le client  

Niveau

  • Secondaire supérieur
  • Secondaire inférieur ou aucun diplôme

Durée de la mission : 12 mois

Le régime de travail est à discuter, dans un souci de flexibilité.

Rémunération : 

Le salaire reste à charge de l’organisation d’origine mais les coûts directement liés à l’exécution de la mission sont à charge de l’organisation d’accueil.  

Attention ! Les primes liées à l'exercice de la fonction dans le SPF d'origine ne peuvent pas être conservées (par exemple indemnités de bureau ou km pour les inspecteurs).

Avantages

  • Navette gratuite via les transports publics
  • Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
  • Divers avantages sociaux
  • Accessibilité aisée via les transports en commun
  • Restaurant d’entreprise pratiquant des prix démocratiques
  • Horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • 26 jours de congé par an

Contrat: Special Federal Forces

Régime de travail: À plein temps

1. Analyse des CV et des lettres de motivation en fonction des critères suivants:

     a. expérience pertinente
     b. compétences

2. Entretien (max. 1 heure): discussion relative à votre profil, votre expérience, vos compétences, votre motivation et votre intérêt pour la mission

Plus d’info : jobs@diplobel.fed.be 

Parlez d'abord avec votre supérieur hiérarchique de votre intention de participer. Vous êtes ensemble convaincu de la valeur ajoutée de cette affectation?

Alors, posez votre candidature avant le 28 novembre 2021 via notre plateforme en ligne SuccessFactors (lien ci-dessous).

https://career2.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareerpvt?jobId=3501&company=fodbuitenl&st=8587571DA5FB11A38700BF7724CA01C1DAD7E912

Les organisations fédérales s'engagent à promouvoir la diversité. Cela se traduit par la promotion des talents dans le respect des différences indépendamment des origines, du genre, de l’âge, d’un éventuel handicap, des convictions personnelles, …

Anne VANDORMAEL - Directeur P2 - Chef de protocole adjoint
P: +32 2 501 83 99
E: anne.vandormael@diplobel.fed.be

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