Un aperçu des tâches d’un soutien administratif :

Vous effectuez des tâches administratives, organisationnelles ou facilitatrices : 

  • Vous contribuez à assurer l’organisation pratique des activités du service ou d’une personne. Vous gérez les courriers et courriels entrants et sortants, de même que l’agenda. Vous organisez  des réunions et d’autres événements au sein du service, rédigez les invitations et invitez les personnes concernées, réservez des salles et prenez en charge la logistique y afférent. Vous recherchez des solutions de manière autonome lorsque des problèmes imprévus se posent lors de ces activités.
  • Vous participez à des réunions et d’autres évènements parfois organisés à la dernière minute. Vous organisez votre emploi du temps et vos disponibilités en fonction des besoins de l’équipe.
  • Vous ordonnez et classez des dossiers, documents ou autres informations pertinentes pour le service d’une manière accessible et vous les archivez physiquement ou électroniquement.  Vous introduisez des données dans des banques de données ou des fichiers (ex. Excel, Sharepoint,...) et les tenez à jour.
  • Vous traitez des dossiers d’un domaine déterminé et complexe de connaissance ou d’expertise afin de prendre une décision :
    • Vous recevez et vérifiez des pièces de dossiers et complétez le dossier, p.ex. en recueillant des informations complémentaires ou des clarifications auprès de différentes sources ou en les recherchant dans des fichiers de données. 
    • Vous analysez le dossier et en vérifiez l’exhaustivité et l’exactitude.
    • Vous préparez des propositions concrètes pour une décision et les soumettez à la personne disposant de la compétence de décision. 
  • Vous êtes donc capable de traiter des informations orales et écrites, les retranscrire et les analyser dans les deux langues.

Plus d'informations sur la fonction ?

Mieke Heyman – Manager de transition

Tél. : 02/572 77 03

E-mail: mieke.heyman@bosa.fgov.be

Attention

Les missions ouvertes dans ce réseau sont réservées uniquement aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes.

SPF Stratégie et Appui VIA TALENT EXCHANGE

Depuis le début de l’année 2016, le secrétariat social fédéral PersoPoint veille à l’administration des salaires de plus de 50 organisations fédérales. PersoPoint s’est également vu confier la prise en charge de l’administration du personnel de tous ces clients.

Actuellement, PersoPoint assure l’administration du personnel du SPF BOSA, du SPP IS, du SPF Économie et du SPF Mobilité, des services centraux du SPF Justice, du SPF Intérieur (services administratifs), de Belspo et des établissements scientifiques fédéraux. D’autres organisations fédérales (SPF, SPP, parastataux…) délègueront elles aussi leur administration du personnel à PersoPoint au cours des deux années et demie à venir.

L’équipe qui soutient les onboardings se compose de plusieurs collaborateurs qui sont responsables d’un portefeuille de clients. Afin de mener à bien les futurs onboardings et aider les managers de transistion, PersoPoint recherche un soutien administratif.


Postes vacants

  • Nombre (1) - 1000 Bruxelles - WTC III - Boulevard Simon Bolivar 30/1 1000 Bruxelles

https://bosa.belgium.be/fr

Attention

Les missions ouvertes dans ce réseau sont réservées uniquement aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes.

Vous occupez actuellement une fonction de niveau B.

Compétences génériques

  • Vous analysez les données et jaugez l’information de manière critique.

  • Vous prenez l’initiative de gérer des problèmes ou des situations imprévues liés à vos tâches et de proposer des alternatives.

  • Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées.

  • Vous accompagnez les clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.

Compétences techniques

  • Vous disposez d’excellentes aptitudes de communication à l’écrit et à l’orale. Vous communiquez correctement données et idées et sans faute d’orthographe.  

Atouts

  • Vous êtes capable de travailler de façon totalement autonome dans un environnement bilingue. Les réunions, les évènements, les documents de travail et les contacts avec les clients sont dans les deux langues.

Niveau

  • Baccalauréat (enseignement supérieur de type court)

Attention

Les missions ouvertes dans ce réseau sont réservées uniquement aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes.

Durée de la mission : max 12 mois

Contrat: Talent Exchange

Régime de travail: À plein temps

1. Analyse des CV en fonction des compétences et de la motivation

Merci de bien argumenter votre candidature sur base de la description de fonction et de mettre en avant vos compétences transférables le cas échéant

2. Entretien (max. 1 heure) : L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique « Profil ») répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné(e) sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine (connaissances techniques).

Vu le nombre parfois important de candidatures hors conditions, nous vous informons que nous ne donnerons pas suite aux candidatures de personnes qui ne font pas partie d’une organisation publique.

Attention

Les missions ouvertes dans ce réseau sont réservées uniquement aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes.

Pour postuler, envoyez une lettre de motivation et un cv récent au plus tard le 31 janvier 2022  à l’adresse e-mail suivante : hrteam@bosa.fgov.be en mentionnant l'intitulé de la fonction.

Les organisations participantes au réseau Talent exchange s'engagent pour promouvoir la diversité. Cela se traduit par la promotion des talents dans le respect des différences indépendamment des origines, du genre, de l’âge, d’un éventuel handicap, des convictions personnelles, …

Tania Rios - HR Business Partner
P: 02/740.72.64
E: tania.rios@bosa.fgov.be

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