Doel

 U ondersteunt de directie Algemene diensten en de Inspectie van financiën door het secretariaat uit te voeren alsook de coördinatie en het beheer van de verschillende administratieve taken en door ondersteuning te bieden bij hun dagelijkse taken.

Inhoud

U staat in voor het beheer van de agenda van de Directeur Algemene diensten en biedt dagelijks assistentie.

U biedt tweetalig telefonisch onthaal (NL/FR) en u geeft de berichten door aan uw verantwoordelijken. U bent in staat om vragen te beantwoorden (intern/extern), binnen de grenzen van uw bevoegdheden.

U voert een selectie door van de binnenkomende en uitgaande post en registreert deze. U gebruikt de bestaande databases en voert een betrouwbare codering in.

U stelt brieven op, verslagen, presentaties, e-mails en nota's en let hierbij op de opmaak.

U bereidt dossiers voor volgens de gegeven richtlijnen en zorgt voor de opvolging. U voert ook de opvolging uit van de dossiers bij de Inspecteur van Financiën.

U klasseert en archiveert zorgvuldig en methodisch de dossiers en documenten en ziet erop toe dat uw klassement is aangepast aan de behoeften van de organisatie.

U beheert een netwerk van interne en externe contacten binnen het Agentschap. U staat regelmatig in contact met alle diensten van de organisatie, zowel op de hoofdzetel als in de opvangcentra en met de externe betrokken partijen. U draagt bij tot een verbeterde interne en externe communicatie binnen de organisatie.

U organiseert vergaderingen en onderneemt de nodige acties hiervoor (logistiek, catering,...).

U stelt interne werkprocedures op en doet suggesties voor de verbetering op dit vlak.

U ondersteunt indien nodig uw collega's door verschillende administratieve taken op u te nemen en uit te voeren (kopiëren, scannen en voorbereiden van documenten...).

FEDASIL

Fedasil kent materiële hulp toe aan de verzoekers om internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (NBMV). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

De directie Algemene diensten is een van de 4 directies van het Agentschap en bestaat uit de volgende diensten: PMO, IT, Budget en Financiën, Overheidsopdrachten, Infrastructuur & Logistiek en Human Ressources

U hangt rechtstreeks af van de Directeur Algemene diensten en werkt deels voor de Inspecteur van Financiën die u dagelijks begeleidt en ondersteunt. U werkt ook nauw samen met hun staf die u ondersteunt door de delegatie, de organisatie en de uitvoering van taken die aan u worden toevertrouwd.


Vacatures

  • Aantal (1) - 1000 Brussel - Kartuizersstraat 21

http://www.fedasil.be

U hebt bijzondere interesse voor Fedasil, zijn waarden en deontologische code, zijn organisatie, zijn doelgroep, zijn verschillende partners (voor alle info: raadpleeg www.fedasil.be).

 

Diploma en ervaring

U bent houder van een graduaat/bachelor, bij voorkeur als directiesecretaresse of in een administratieve richting.

U hebt relevante professionele ervaring in een gelijkaardige functie (directiesecretaresse) in de administratieve opvolging.

 

Technische vaardigheden

Vereisten

U beheerst de toepassingen van MS Office: Word, Excel, PowerPoint…

U kan zich duidelijk en begrijpelijk voor iedereen uitdrukken.

U beschikt over goede redactionele vaardigheden.

U beheerst frans perfect (zowel mondeling als schriftelijk) omdat u werkt binnen een tweetalige professionele omgeving.

 

 

Algemene vaardigheden

 

In team werken:: Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot  oplossingen bij conflicten tussen collega's.

Klantgericht handelen : interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.

Betrouwbaarheid tonen: werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.

Zichzelf ontwikkelen: zijn eigen ontwikkeling actief plannen en ontwikkelen in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities, zich vragen durven stellen over de eigen werking in functie van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.

Doelstellingen bereiken: Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.

De informatie behandelen: Grote hoeveelheden gegevens op een efficiënte manier opzoeken, bestuderen en verwerken binnen de opgelegde tijd.

Problemen oplossen: Problemen zelfstandig behandelen en oplossen, alternatieven zoeken en oplossingen uitwerken.

Ondersteunen: Collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.


Niveau

  • Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)

Type conventie

Voltijdse overeenkomst van onbepaalde duur (38u/week)

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.

 

Plaats van tewerkstelling

Fedasil (Hoofdzetel)

Kartuizersstraat 21,

1000 BRUSSEL

 

Salaris

U wordt aangeworven op niveau B1 met een loonschaal die voor uw situatie van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto € 2.438 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van uw relevante professionele ervaring. Indien u meer wenst te weten, raadpleeg www.fedweb.be.

 

Voordelen

Flexibel uurrooster en 26 dagen verlof op jaarbasis (onmiddellijk bij indiensttreding en pro rata de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor alle verplaatsingen tussen woonplaats en werkplaats.

Mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen via de FED+ kaart.

Aanvullend pensioen onder de vorm van een groepsverzekering.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen  

Mogelijkheid op validatie van de relevante beroepservaring.

Veel mogelijkheden tot opleiding (te volgen tijdens de werkuren).

Contract: Contractueel

Werkregime: Voltijds

Preselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuursdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaturen wiens profiel het best overeenkomt met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor het selectiegesprek.

Selectie

De selectie bestaat uit een eventuele schriftelijke test en een selectiegesprek (25-26/02/2021). De contactgegevens van de kandidaten die geslaagd zijn voor de selectieproef maar die niet geselecteerd zijn, worden bijgehouden om een werfreserve op te stellen voor alle types van arbeidsovereenkomsten en dit voor de duur van 2 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

Dien uw kandidatuur in tegen uiterlijk 14/02/2021 (middernacht) door het invullen van het sollicitatieformulier op www.fedasil.be.

Opdat uw kandidatuur in overweging te nemen moet bij uw sollicitatie de volgende documenten zitten:

  • een motivatiebrief

  • een gedetailleerd CV (om de academische vereisten en uw ervaring te evalueren)

  • een kopie van het vereiste diploma.

https://www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien u een handicap hebt, kan u een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet je de selectieverantwoordelijke informeren.

Axel Van Noten - attaché selectie
E: axel.vannoten@fedasil.be

Maak kennis met je toekomstige collega's

Werken voor .be?

Zoek de job die bij je past en kom erbij!

Ontdek alle openstaande vacatures