Er is een openstaande vacature voor een eerstelijnsmedewerker binnen de dienst Facility van het Directoraat-Generaal Interne Ondersteunende dienst (DG IOD) van de FOD BOSA.

Als Eerstelijnsmedewerker maak je deel uit van het BOSA eerstelijnsteam dat instaat voor het onthaal, het geven van inlichtingen en het wegwijs maken van de bezoekers binnen BOSA zowel fysiek aan het onthaal als virtueel via het callcenter (via telefoon of mail). 

Dit zijn de voornaamste taken en verantwoordelijkheden:

Je wordt enerzijds ingezet als medewerker aan het onthaal. Je bent de eerste persoon met wie medewerkers, bezoekers, klanten, etc. in contact komen.

  • Je staat in voor het fysiek onthaal op het gelijkvloers en de eerste verdieping van het WTC III gebouw en volgt hiertoe de gangbare BOSA-onthaalprocedure.
  • Je gaat zelf op zoek naar een aanvaardbare oplossing bij problemen die zich aan het onthaal voordoen. Je stelt je daarbij begripvol en assertief op en blijft steeds klantvriendelijk.
  • Je registreert de bezoekers in het systeem en verwittigt de contactpersoon. Indien nodig begeleid je bezoekers naar hun afspraak of vergadering in het gebouw.
  • Je onthaalt ook kandidaten en juryleden voor selecties en staat mee in voor het vlot verloop van het selectieproces. Je houdt onder andere zaalreservaties bij en gaat bij dubbele boekingen op zoek naar een alternatieve zaal. Op selectiedagen bezorg je de selectieverantwoordelijke een kandidatenlijst en verwijs je kandidaten door naar de wachtzaal, de testzaal of het interviewlokaal. Bij selecties met schriftelijke voorbereiding geef je de kandidaten de nodige instructies, houd je de timing in het oog en bezorg je na afloop de documenten aan de jury.
  • Je helpt mee aan de voorbereidingen en het onthaal van grote evenementen.

Je wordt anderzijds ingezet als medewerker in het callcenter. Je staat in voor het beantwoorden van telefonische oproepen en mails.

  • Je gaat zelf op zoek naar een aanvaardbare oplossing bij problemen die zich aan de lijn of in de mailbox voordoen. Je stelt je daarbij begripvol en assertief op en blijft steeds klantvriendelijk.
  • Je behandelt vragen in verband met de verschillende procedures binnen de FOD BOSA en bezorgt de kandidaat zo snel mogelijk een duidelijk antwoord.
  • Je licht sollicitanten in over het gebruik van 'Mijn Dossier' en over de website van de FOD BOSA.
  • Je belt terug naar mensen van wie je de oproep gemist hebt.
  • Je deelt nieuwe informatie met collega’s om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

Naast het vervullen van deze taken krijg je ook de kans om mee te werken in projecten die een link hebben met de Eerstelijn.

FOD BOSA

Als eerstelijnsmedewerker kom je terecht in de facilitaire dienst van het Directoraat-Generaal Interne Ondersteunende dienst van de FOD BOSA.

IOD Facility ondersteunt de andere diensten van de FOD BOSA bij eerstelijnscontacten, asset management, catering, schoonmaak en duurzame ontwikkeling.

Het DG Interne Ondersteunende Dienst (DG IOD) begeleidt het management en de medewerkers van de FOD BOSA bij een hele reeks ondersteunende activiteiten op het vlak van IT, HR, financiën, logistiek, facility en communicatie. Dit directoraat-generaal bestaat uit de diensten: IOD HR, IOD IT, IOD Finance, IOD Communicatie, IOD Technical Team, IOD Facility en een managementondersteunende dienst. 

De FOD Beleid & Ondersteuning (BOSA) is een horizontale federale overheidsdienst die ondersteuning biedt aan de andere federale organisaties op vlak van IT, HR, organisatiebeheersing, integriteitsbeleid en overheidsopdrachten. Voor enkele andere domeinen, zoals begroting en boekhouding, heeft de FOD BOSA een controlerende rol.


Vacatures

  • Aantal (1) - 1000 Brussel - FOD BOSA Simon Bolivarlaan (WTC III)

https://bosa.belgium.be/nl

Om deze functie goed te kunnen vervullen verwachten we de volgende vaardigheden en attitude van je:

Gedragsgerichte competenties 

  • Je kan zelfstandig omgaan met problemen, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
  • Je creëert en bevordert de groepsgeest door meningen en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
  • Je bent in staat interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier te begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening te leveren en constructieve contacten te onderhouden.
  • Je reageert resultaatgericht op stress door je eigen emoties onder controle te houden en constructief om te gaan met kritiek.

Opgelet! De competentie in het vet en de motivatie voor de functie worden als erg belangrijk voor de job beschouwd en wegen harder door in de eindscore (x2).

Technische competenties 

  • Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden.
  • Je beschikt over goede schriftelijke communicatievaardigheden.


Niet vereist, wel een troef 

  • Je komt in een tweetalige omgeving terecht, dus een goede kennis van het Frans is een groot voordeel.
  • Je kan vlot met een PC werken en hebt basiskennis van MS Office.

Zowel het callcenter als het onthaal zijn open van 8u tot 16u. Om de continuïteit van de dienst te verzekeren wordt er met een vast uurrooster gewerkt (7u30 - 16u00). Wanneer en waar je in de planning wordt opgenomen weet je ruim op voorhand.


Niveau

  • Hoger secundair

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur van 1 jaar op niveau C (diploma/getuigschrift van het hoger secundair onderwijs) met de bijhorende weddeschaal (C1).

De startbaanovereenkomst duurt zolang het dienstverband van de jongere bij de werkgever duurt, uiterlijk tot het einde van het kwartaal waarin de jongere de leeftijd van 26 jaar bereikt.

Loon

Minimum aanvangswedde: 26.899,35 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Voordelen 

  • mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
  • uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • voordelige hospitalisatieverzekering voor de periode van de tewerkstelling
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • toegang tot Benefits@Work, het voordelenplatform van de Federale overheid
  • mogelijkheid voor een fietsvergoeding
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een gsm en laptop, tussenkomst in de gsm-kosten
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer (station Brussel-Noord)
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
  • na een inloopperiode krijg je de mogelijkheid om te telewerken
  • minimum 26 verlofdagen per jaar. Als je gemiddeld 40 uur per week werkt, heb je bovendien recht op 12 dagen inhaalrust per jaar.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Contract: Contractueel

Werkregime: Voltijds

Komt jouw kandidatuur in aanmerking na de CV screening dan mag je binnen de twee weken een uitnodiging voor een proef en interview verwachten op 28 en/of 29 juli (data onder voorbehoud).

De proef evalueert jouw schriftelijke vaardigheden.

In het interview gaan we na of jouw gedragscompetenties overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over jouw motivatie, ervaring, interesse en voeling met het werkterrein. 

Stel je kandidaat door voor 17/07 een mail met daarin een recent CV en een overtuigende motivatie te sturen naar HRTeam@bosa.fgov.be  (met stephanie.vanneuville@bosa.fgov.be in kopie). 

Opgepast! Alleen de 8 meest geschikte kandidaten worden uitgenodigd voor een schriftelijke proef.

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.

Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.

Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?
Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure’ om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).

Meer info over ons diversiteitsbeleid?
Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Vicky Vandriessche - Teamlead Eerstelijn
P: 02/740.78.13
E: vicky.vandriessche@bosa.fgov.be

Maak kennis met je toekomstige collega's

Werken voor .be?

Zoek de job die bij je past en kom erbij!

Ontdek alle openstaande vacatures