Administratief en projectassistent (m/v/x)

Uw opdracht

U verleent administratieve en organisatorische bijstand voor alles wat te maken heeft met aankopen, bouw- en inrichtingsprojecten (vastgoed) en het secretariaat van de directie.
U doet dat onder het toezicht van de verantwoordelijke van het departement Transversale Pool – Aankopen – Budget.

U staat daarvoor in contact met alle departementen van de directie, en meer bepaald met de projectontwikkelaars, maar ook met andere interne (dienst boekhouding, juridische dienst ...) en externe partijen.

U draagt bij tot de goede werking en het imago van citydev.brussels door mee te werken aan het correcte, professionele beheer van de dossiers en aanvragen die het team behandelt.

Uw activiteiten

I/ U ondersteunt het departement Transversale Pool – Aankopen – Budget.

U biedt administratieve ondersteuning bij alle taken van het departement en van de directie van de Stadsvernieuwing. Uw taken zijn onder andere:

-          U stelt de aankoopdossiers van de Stadsvernieuwing op, van de informatieverzameling tot de naverkoopfase.

-          U zorgt voor de bundeling en overdracht van informatie uit de verschillende dossiers met interne en/of externe partijen.

-          U beheert de contacten met de personen die het goed gebruiken na aankoop door de Stadsvernieuwing.

-          U beheert alles wat verband houdt met de vastgoedportefeuille van de Stadsvernieuwing, de onroerende voorheffing, de taksen ...

-          U volgt dossiers, overeenkomsten, beslissingen van de raad van bestuur ... op.

-          U werkt samen met de Quality Manager.

-          U doet opzoekingen voor studies en analyses, verzamelt gegevens (verslagen, syntheses, vergelijkingen, analyses) en gebruikt studietools (economische parameters, vastgoedgegevens, demografische gegevens, financiële aspecten).

-          U beheert alle informatie en documenten die u nodig hebt om uw functie uit te oefenen.

-          U zorgt voor de invoer, opvolging en betaling van de facturen van uw dossiers.

II/ U ondersteunt het projectontwikkelaarsteam.

Op de eerste plaats biedt u administratieve en organisatorische ondersteuning voor het LionCity-project. Op die site komen potentieel zo’n 200 woningen, 15.000 m² economische activiteiten en 7.000 m² voorzieningen.

• U voert administratieve taken van het algemeen secretariaat uit:

-          U bent de bevoorrechte contactpersoon voor interne en externe vragen.

-          U helpt de planning en agenda’s beheren.

-          U helpt de taken plannen en op elkaar afstemmen.

-          U organiseert vergaderingen en ontvangt bezoekers.

-          U stelt correspondentie en, indien nodig, andere nota’s op.

-          U neemt deel aan strategische vergaderingen en stelt de notulen op.

-          U bereidt de documenten voor de vergaderingen voor op basis van de informatie van projectontwikkelaars of hiërarchische meerderen.

-          U organiseert de dossiers, en klasseert en archiveert ze.

-          U leest documenten van projectontwikkelaars na (nota’s, brieven, documenten voor overheidsopdrachten ...), lay-out ze, en verbetert ze indien nodig.

-          U ontvangt en behandelt de inkomende en uitgaande post.

-          U behandelt telefoonoproepen en e-mails.

-          U volgt de uitvoering op van de taken die de projectontwikkelaars en de hiërarchische meerderen geven.

• U ziet erop toe dat belangrijke informatie correct wordt doorgegeven aan de projectontwikkelaars en de hiërarchische meerderen.
• U spoort op uw niveau problemen op, meldt ze en stelt oplossingen voor.
• U beheert alle informatie en documenten die u nodig hebt om uw functie uit te oefenen.
• U biedt logistieke steun bij de analyse van offertes en kandidaturen: u verzorgt de administratieve controle van de documenten en helpt de brieven naar de kandidaten op te stellen.

 III/ U treedt op als back-up voor het algemeen secretariaat van de Stadsvernieuwing.

• U volgt de interne procedures (u registreert verloven, volgt nota's aan de raad van bestuur op en leeft de planningen na).
• Wanneer de assistent van de directeur-generaal afwezig is, vervult u de secretariaatstaken. U biedt ook ondersteuning wanneer nodig (u beheert en klasseert brieven, verwerkt oproepen en e-mails, beheert agenda's ...).
• Op rechtstreekse vraag van de directie van de Stadsvernieuwing voert u gevarieerde en gerichte administratieve taken uit.