Je maakt deel uit van een team van 10 medewerkers waar u aan het goede administratieve verloop van de vergaderingen van de plaatselijke politiek van de Stad Brussel (Gemeenteraad en College). Je bent verantwoordelijk voor het opstellen, beschikbaar stellen en archiveren van agenda's en notulen, alsmede voor het organiseren van vergaderingen van het college en de gemeenteraad. Bij de uitvoering van deze taak word je bijgestaan door administratief personeel, op wier werkzaamheden je toezicht houdt. Je werkt samen met alle diensten van de Stad Brussel en hebt regelmatig contact met de politieke mandatarissen en de schepenkabinetten.

TaKEN

  • Je assisteert de gemeentesecretaris en de directie bij de voorbereiding van de vergaderingen van het college en van de gemeenteraad, bij de follow-up van de genomen besluiten en bij het beheer van andere aangelegenheden in verband met de dienst
  • Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda van de vergaderingen van het college en van de gemeenteraad
    • Je bekijkt de punten die op de agenda staan
    • Je controleert de toepassing van de bepalingen van de nieuwe gemeentewet of andere verordeningen
    • Je controleert of de dossiers die op de agenda staan volledig zijn
    • Je laat de punten of documenten die voor de agenda zijn voorgesteld, corrigeren/aanvullen
    • Je rondt de agenda van het college af en stelt deze ter beschikking, evenals de uittreksels en de notulen van de besluiten
  • Je verzamelt bij de bevoegde diensten en lokale overheidsinstanties de nodige informatie om de vergaderingen te organiseren en de dossiers voor te leggen aan de besluitvormingsorganen
  • Je organiseert de praktische organisatie van de vergaderingen van het College en de Raad (vergaderrooster, uitnodigingen, zaalreserveringen, enz.)
  • Je stelt, in beide landstalen, verslagen, ontwerpberaadslagingen, brieven, dienstopdrachten, enz. op en zorgt voor vertalingen
  • Je organiseert en coördineert de steeds terugkerende taken van het administratief personeel, staat hen bij in de uitvoering van hun taken en controleert de geproduceerde documenten
  • Je ontvangt bezoekers die zijn uitgenodigd voor de vergaderingen van het college en de gemeenteraad en behandelt verzoeken om informatie van interne diensten, schepenen, politieke vertegenwoordigers, burgers, advocaten, enz.

Stad Brussel

Met zo’n 3900 personeelsleden en een uitgebreid onderwijsnet, kan de Stad Brussel beschouwd worden als een van de belangrijkste werkgevers van het Brussels Gewest.

Het Departement Organisatie is belast met het toezicht dat de Stad uitoefent op diverse publieke organen, het secretariaat van het College en de Gemeenteraad, de administratieve sancties maar ook met de public relations.

Het Secretariaat van de Vergaderingen verzekert, onder de functionele leiding van de Stadsecretaris, het secretariaat van de Gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen. Het beheert de organisatie van vergaderingen, de voorbereiding, verspreiding en archivering van agenda's en notulen, de raadpleging van documenten door de vertegenwoordigers en de persoonlijke dossiers van de vertegenwoordigers. Het stelt ook zijn juridische en administratieve deskundigheid ter beschikking van andere diensten en wordt regelmatig geraadpleegd om advies te verlenen of instructies op te stellen voor het opstellen van administratieve besluiten en de te volgen procedures


Vacatures

  • Aantal (1) - 1000 Brussel

https://www.bruxelles.be/

  • Houder zijn van een masterdiploma in politieke wetenschappen, bestuurskunde, administratieve wetenschappen, rechten of sociaalwetenschappen

Indien je je diploma behaald hebt in het buitenland, is op enkele uitzonderingen na, een gelijkwaardigheidserkenning door NARIC-Vlaanderen nodig https://www.vlaanderen.be/gelijkwaardigheidserkenning-van-een-buitenlands-diploma-of-getuigschrift-in-vlaanderen

Of voldoen aan de voorwaarden voor interne mobiliteit in de graad van Bestuurssecretaris

  • Je hebt belangstelling voor de institutionele en politieke werking van een gemeente
  • Een goede kennis van gemeenterecht en administratief recht is een plus punt
  • Je gaat gestructureerd en nauwkeurig te werk zonder de opgelegde deadlines uit het oog te verliezen
  • Je hebt een analytisch denkvermogen en gaat oplossingsgericht te werk voor het geheel va, de dossiers binnen de dienst
  • Je bent in staat de belangen van de Stad Brussel te laten primeren en deze in alle omstandigheden te verdedigen
  • Je kunt flexibel zijn in jouw uurrooster om de voorbereiding van vergaderingen te verzekeren en aanwezig te zijn indien nodig (na 18.00 uur op bepaalde dagen)
  • Je bent in staat professionele contacten te ontwikkelen met verschillende partners om de samenwerking te optimaliseren
  • Je hebt zin voor synthese en beschikt over een vlotte pen
  • Je kan vlot overweg met MS Office
  • Je hebt een zeer goede schriftelijke en mondelinge kennis van het Frans

Niveau

  • Master (universitair of hoger onderwijs van het lange type)

  • Voltijds contract van onbepaalde duur
  • Maandelijks brutosalaris: minimum 3375,52 euro (eventueel verhoogd in functie van eerdere professionele ervaring, de gezinssituatie en een taalpremie indien je slaagt voor het taalexamen). Je kan een schatting van je salaris berekenen via onze online loonsimulator.
  • Extralegale voordelen: maaltijdcheques, gratis MIVB-abonnement, tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC en fiets), mogelijkheid aan te sluiten bij een hospitalisatieverzekering, pensioenplan voor contractuele medewerkers ten belope van 3% van het brutosalaris
  • Telewerk mogelijk en regelmatige bijscholing
  • Betaling van het remgeld door de Stad bij medische verzorging voor jou en je gezin in het UVC Brugmann, het UMC Sint-Pieter, het Jules Bordetinstituut en het UKZKF (Universitair Kinderziekenhuis Koningin Fabiola)

Contract: Contractueel

Werkregime: Voltijds

Een eerste selectie zal plaatsvinden op basis van het CV en de motivatiebrief. De kandidaten die beantwoorden aan het profiel worden telefonisch uitgenodigd voor pc-testen en een selectiegesprek. Dit gesprek heeft plaats in aanwezigheid van een selectiecomité en peilt naar de motivatie, de gedrags- en technische competenties

Stuur ons uw kandidatuur (CV + motivatiebrief samen met een kopie van het vereiste diploma) ten laatste op 15/08/2020. Met onvolledige kandidaturen wordt geen rekening gehouden.

https://jobs.bruxelles.be/nl/vacature/74949/charge-de-dossiers-h-f-x-pour-le-secretariat-des-assemblees/

De Stad Brussel selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van hun leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof of nationaliteit.

Wij moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren en zullen rekening houden met eventuele aanpassingen die noodzakelijk zouden zijn tijdens de aanwervingsprocedure of voor de integratie binnen onze administratie.

Thomas Loeckx - Exert RH
P: 022792424
E: thomas.loeckx@brucity.be

Maak kennis met je toekomstige collega's

Werken voor .be?

Zoek de job die bij je past en kom erbij!

Ontdek alle openstaande vacatures