Als Management Assistant hebt u ondersteunende, organisatorische en faciliterende taken, merendeels ten behoeve van de directie van de steundienst die bestaat uit de voorzitter het College van de hoven en rechtbanken en de directeur van de steundienst. U speelt een rol op drie niveaus:

a)       U staat in voor de dagdagelijkse administratieve ondersteuning voor de voorzitter van het College en de directeur van de steundienst en:

  • u beheert documentatie in het kader van de vergaderingen (papieren/elektronisch klassement, opzoeken van documenten voor vergaderingen, pre/post-vergaderingdocumentatie, enz.);
  • U bereidt de vergaderingen voor (samenstelling van de dossiers, zorgen voor visuele ondersteuning, verzending van documenten naar de vertaaldienst);
  • U organiseert de vergaderingen (uitnodiging van de deelnemers, klaarmaken en verspreiding van de documenten, reservering van de zalen, bestelling van de lunch, indien nodig planning van de tolken);
  • U zorgt voor de opvolging van de vergaderingen (opstellen van de samenvattingen en de processen-verbaal van de vergaderingen, verzending van de verslagen);

b)      U zorgt ook voor organisatieondersteuning en u beheert één of meerdere mailboxen, de post en de agenda’s (planning van afspraken, telefoongesprekken, events, vergaderingen, enz.) Voor de planning en de coördinatie van de vergaderingen, het klasseren en archiveren van documenten werkt u samen met de BU Ondersteuning College/bureau.

c)       Als customer relations officer bent u het centrale aanspreekpunt voor het doorgeven van informatie en de klantenrelaties. U bent de eerste verantwoordelijke om gevolg te geven aan vragen en de interne en de externe klanten van de steundienst, de partners en de medewerkers van de dienst de weg te wijzen naar de juiste diensten al naargelang hun vragen (directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie, stafdienst ICT, FOD Justitie, interne businessunits van de steundienst, enz.)   Tevens bent u de schakel voor het doorgeven van informatie aan uw hiërarchie en uw collega’s.

Ten slotte neemt u met de goedkeuring van uw leidinggevenden initiatieven om de dagelijkse werking van de steundienst en zijn directie te verbeteren.

Service d'appui du Collège des cours et tribunaux

Er zijn 1 vacante plaatse (contract van onbepaalde duur) bij de steundienst van het College van de hoven en rechtbanken (Waterloosesteenweg 70 – 1000 Brussel)

 

Op basis van deze selectieprocedure wordt er eveneens een werfreserve aangelegd voor contracten van bepaalde en onbepaalde duur.

De rechterlijke macht wordt gevormd door de hoven en rechtbanken. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen de Zetel (de rechters in hoven en rechtbanken) en het Openbaar Ministerie (het parket).

De rol van de rechters (Zetel) in de samenleving is essentieel. Zij passen het recht toe: zij doen uitspraak bij burgerlijke geschillen (tussen burgers onderling en in bepaalde gevallen ook tussen de overheid en zijn burgers) en sanctioneren personen die een misdrijf plegen of een wet overtreden op basis van het strafrecht.

 

Het College van de hoven en rechtbanken

 

Als Management Assistant maakt u deel uit van de directie van de steundienst van het College van de hoven en de rechtbanken.

De steundienst helpt zowel het College als de hoven en rechtbanken bij het verwezenlijken van hun hoofdtaken. De steundienst heeft meer bepaald de volgende opdrachten:

a)       Ondersteunen van het College in de volgende domeinen:

  • communicatie;
  • kennismanagement;
  • kwaliteitsbeleid;
  • werkprocessen;
  • implementering van de informatisering;
  • strategisch HR-beheer van;
  • activiteitsstatistieken van de zetel;
  • werklastmeting en werklastverdeling.

 en het College ondersteunen bij de voorbereiding, de implementering en de evaluatie van zijn beheersovereenkomst met de minister.

 

b)      Ondersteunen van de directiecomités in de volgende domeinen:

  • algemenen leiding;
  • organisatie en beheer van de gerechtelijke entiteit.

en de directiecomités ondersteunen bij het opstellen van de werkingsverslagen, een geconsolideerde analyse maken.


Vacatures

  • Aantal (1) - 1000 Brussel - Themisbouw 9 verdieping - Waterloolaan 70, 1000 Brussel

https://www.tribunaux-rechtbanken.be/fr

Diploma

Diploma hoger onderwijs van het korte type (bachelor/graduaat), met een oriëntatie op secretariaatswerk, public relations, communicatie of administratief beheer;

Je wordt eveneens toegelaten als je laatstejaarsstudent bent van het academiejaar 2021-2022 voor het behalen van een bachelor. Opgelet, als je geslaagd bent voor de selectieprocedure kan je wel pas in dienst treden wanneer je het vereiste diploma hebt behaald. Bezorg ons je inschrijvingsbewijs met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting op het moment van inschrijving.

Als contactpersoon voor alle personeelsleden, bouwt u een vertrouwensrelatie op met de directie uw collega’s. Met het oog daarop is u attitude als volgt:

 Gedragsgerichte competenties

 

  • Servicegericht en klantgericht handelen: u begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier om aan hun verwachtingen te voldoen.
  • Betrouwbaarheid tonen: u handelt integer en in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie. U neemt vertrouwelijkheid in acht, komt uw verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
  • Problemen oplossen: u kan omgaan met problemen en lost ze zelfstandig op, zoekt naar alternatieven
  • Ondersteunen: u begeleidt anderen, oefent een voorbeeldfunctie uit en ondersteunt hen in hun dagelijks functioneren.
  • Stress beheren: u reageert resultaatgericht op stress, controleert uw eigen emoties en gaat constructief om met kritiek.

Gewenste technische competenties

  • Mondeling communiceren: u brengt gegevens, ideeën en meningen mondeling correct en op een gestructureerde manier over, al dan niet ondersteund door aangepaste non-verbale communicatie (intonatie, houding, expressie, spreektempo, articulatie, oogcontact …).

 

Niet vereist, wel een troef

  • U bent vertrouwd met de tools van het MS Officepakket (Word, Excel, Outlook);
  • U hebt een basiskennis van SharePoint;
  • U kan goed luisteren en hebt een groot organisatievermogen;
  • U stelt zich flexibel op m.b.t. uw werkuren en uw aanwezigheid op kantoor en tijdens vergaderingen;
  • Aangezien u werkt in een tweetalige omgeving is kennis van de tweede landstaal eveneens ene troef;
  • Kennis van de gerechtelijke wereld en van de gerechtelijke diensten is ook interessant.

 

Motivatie is een doorslaggevend selectiecriterium. Er worden vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.


Niveau

  • Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)

Je wordt aangeworven als Management Assistant (niveau B) op basis van een contract van onbepaalde duur, niveau B1 met de daarmee overeenstemmende weddeschaal van de federale overheid - schaal:  B1.

Via Fedweb kan je een loonsimulator consulteren die een inschatting geeft van jouw bruto- en nettoloon: https://bosa.belgium.be/nl/salarissimulator          

Werkomgeving

De steundienst heeft zijn kantoren in het hartje van de Europese hoofdstad en is gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. Onze ruime lokalen met veel licht bieden een panoramisch uitzicht over de hoofdstad en haar bezienswaardigheden en zijn toegankelijk voor personen met een verminderde mobiliteit.

Tevens krijgt u toegang tot twee bedrijfsrestaurants die democratische prijzen hanteren.

Ten slotte hebben we een recreatie- en ontspanningsruimte waar we steevast samenkomen voor verjaardagen, projecten, verwelkoming van nieuwe collega's, enz.

 

Voordelen

We zijn een dynamische organisatie in volle ontwikkeling en we willen dat iedereen zich goed in zijn vel voelt en een goed evenwicht vindt tussen werk en privéleven. Daarom krijgt u:

  • de mogelijkheid om tal van opleidingen te volgen tijdens de werkuren;
  • de mogelijkheid om een tweetaligheidspremie te verwerven (artikel 4 of 6 gerechtspersoneel);
  • de mogelijkheid om aan te sluiten bij een voordelige hospitalisatieverzekering;
  • 26 dagen jaarlijkse vakantie en daarbovenop de mogelijkheid om met uw gezin te genieten van de eindejaar periode tijdens de sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar;
  • het recht om tot 3 dagen per week te telewerken (in akkoord met uw hiërarchie);
  • een flexibel uurrooster in het kader van een 38-urenweek, zonder verplichting om uw lunchpauze op een vast uur te nemen;
  • gratis openbaar vervoer voor uw woon-werkververplaatsingen;
  • tal van voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart;
  • een fietsvergoeding;
  • een laptop;
  • Er zijn douches als u wil sporten tijdens uw middagpauze
  • Ten slotte houden wij als jong team enorm van de sfeer tijdens de teambuildingactiviteiten.

Contract: Contractueel

Werkregime: Voltijds

De selectieprocedure bestaat uit:

-       Een voorselectie op basis van je curriculum vitae kan eventueel plaatsvinden als het aantal kandidaturen het vereist. In dat geval zal er rekening gehouden worden met volgende criteria:

  • Spelling- of grammaticafouten in het cv/de motivatiebrief

-       Een interview dat eventueel kan voorafgegaan worden door een (eliminerende) schriftelijke proef waarbij wordt nagegaan of je profiel in overeenstemming is met de specifieke eisen van de functie. Dit interview zal plaatsvinden in de laatste twee weken van september (onder voorbehoud).

Ook je motivatie en je belangstelling en affiniteit met het werkterrein zullen worden bevraagd

 Het vereiste minimum om te slagen voor deze selectie is 60%.

 Locatie van de selectie: Themisbouw 9 verdieping - Waterloolaan 70, 1000 Brussel

 

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat kan je binnen de twee maanden via mail feedback vragen. Je vindt de contactgegevens onderaan dit vacaturebericht.

En als je geslaagd bent?

De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van het interview.

 Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht die 1 jaar geldig is. Deze lijst kan geconsulteerd worden voor contracten van bepaalde en onbepaalde duur.

Meer info over de functie en de selectieprocedure?

Selectie- en aanwervingsteam

Mail op : cct-chr.selection@just.fgov.be

Tel.: +32 (02) 557 46 50

Solliciteren kan tot en met 23 augustus 2022

Heb je interesse in deze functie, bezorg ons dan je cv, rijksregisternummer en motivatiebrief in één PDF-document, alsook een kopie van je diploma.

Je kan je enkel via mail kandidaat stellen. Bovenstaande documenten stuur je door naar cct-chr.selection@just.fgov.be (referentie XNC22002).

KANDIDATEN MET EEN HANDICAP

Je kan een aanpassing vragen

Als je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen aan de selectieprocedure, kan je contact opnemen met het selectie- en aanwervingsteam via e-mail op : cct-chr.selection@just.fgov.be

Dounia Abrighach - Responsable sélections, gestion de carrières et plans de formation
P: 02/557 46 50
E: cct-chr.selection@just.fgov.be

Maak kennis met je toekomstige collega's

Werken voor .be?

Zoek de job die bij je past en kom erbij!

Ontdek alle openstaande vacatures