De management assistent heeft, onder andere, volgende taken en opdrachten:

  • Je organiseert en plant vergaderingen: versturen van de uitnodigingen, verzamelen en synthetiseren van de informatie die nodig is voor een vergadering, voorbereiden van de nodige documentatie (bijvoorbeeld via Powerpoint-presentatie) enz.
  • Je neemt nota tijdens vergaderingen en stelt hiervan de verslagen en TO DO’s op;
  • Je verzekert de administratieve ondersteuning van het diensthoofd (bv. binnenkomende en uitgaande briefwisseling en mails, afhandeling telefoons, opvolgen van deadlines en afspraken);
  • Je stelt brieven en documenten (formulieren, nota’s, …) op en bewerkt deze, zowel standaard als gepersonaliseerd. Je analyseert hiervoor informatie uit verschillende bronnen en kennisdomeinen en gaat na of de documenten voldoen aan de geldende procedures of voorschriften;
  • Je verzamelt, bewaart en beheert informatie die relevant is voor het team en stimuleert de interne en externe communicatie;
  • Je klasseert dossiers, documenten of andere voor de dienst relevante informatie volgens de procedures of voorschriften en/of voert gegevens in databanken in, controleert de ingevoerde gegevens en past deze eventueel aan;
  • Je beheert en/of neemt deel aan innovatie- en transformatieprojecten;
  • Je brengt nieuwe ideeën aan om de werking van het team te verbeteren;
  • Je beschrijft, onderhoudt, controleert en past de (kern)processen van het team aan;
  • Je draagt informatie over van het diensthoofd naar de directe medewerkers;
  • Je rapporteert regelmatig aan het diensthoofd over de voortgang van de activiteiten en projecten waarvoor je verantwoordelijk bent;
  • Je legt contacten en werkt samen met interne en externe partners;
  • Je plant, coördineert en volgt opdrachten en dossiers op, bestemd voor het diensthoofd en uitgevoerd binnen het team.

Ben je al ingeschreven voor onze jobdays? Top! Twijfel je nog? Niet doen! Kom gewoon langs om al je vragen te stellen op en je toekomstige collega's te leren kennen:

- 04/10 in Antwerpen

- 05/10 in Brussel

- 06/10 in Leuven

FOD Financiën

Er is 1 vacante plaats bij de Dienst Strategische Coördinatie en Communicatie van de Diensten van de Voorzitter van de FOD Financiën te Brussel (North galaxy, Koning Albert II-laan 33, 1030 Brussel).

Als management assistent kom je terecht in het team Strategie & Veranderingsbeheer. Het team Strategie & Veranderingsbeheer zet zijn expertise in op vlak van strategie, project portfolio management, veranderingsbeheer en innovatie om van de FOD Financiën een nog betere organisatie te maken die klaar is voor de toekomst. Het team deelt die expertise met alle medewerkers door hen te coachen, te begeleiden en constructief met hen samen te werken.   

In samenwerking met zijn verschillende partners coördineert het team:   

  • de ontwikkeling van de organisatiestrategie: wat zijn de ambities van de FOD Financiën?   
  • de opmaak en opvolging van de bestuursovereenkomst en de bestuursplannen;
  • de communicatie over de realisatie van de bestuursovereenkomst en de bestuursplannen;   
  • veranderings- en innovatietrajecten binnen de FOD Financiën;
  • metingen en bevragingen over uiteenlopende thema’s.

Wie bieden je een toffe job in een klein en hecht team. Vertrouwen, heldere communicatie, openheid, flexibiliteit, zin voor initiatief en elkaar ondersteunen zijn onze kernwaarden. Als kleine groep willen we samen werken aan de transformatie van de FOD Financiën en hierdoor krijg je kansen om samen met je collega’s onze organisatie van morgen vorm te geven. Samen streven we naar één doel: de FOD Financiën wendbaarder en flexibeler maken, zodat we klaar zijn voor de toekomst.

De FOD Financiën beheert de middelen om aan de collectieve noden van onze samenleving te voldoen. Dat wil zeggen: dankzij ons werk kunnen mensen erop vertrouwen dat belastingen, rechten en taksen op een correcte en rechtvaardige manier worden geïnd. Bovendien zorgen we ervoor dat middelen efficiënt worden verdeeld om dat te realiseren waarvan iedereen in onze samenleving gebruik maakt: infrastructuur, sociale voorzieningen e.d. Werken bij de FOD Financiën levert dus een maatschappelijke meerwaarde op.

In de grote en diverse organisatie die de FOD Financiën is, zijn het onze medewerkers, gemotiveerde en competente mensen, die het verschil maken. Hun talenten zetten ze dagelijks in om bij te dragen tot de doelstellingen. Gedreven gaan ze ervoor om integerdienstbaar en correct hun opdrachten te vervullen.


Vacatures

  • Aantal (1) - Brussel

http://financien.belgium.be/

Generieke competenties:

  • Problemen oplossen
  • Objectieven behalen
  • Servicegericht handelen

Opgelet: De motivatie wordt voor deze functie als zeer belangrijk beschouwd.

Troeven:

  • Je komt terecht in een tweetalige omgeving, een goede kennis van de andere landstaal is dus zeker een troef;
  • Je beschikt over een goede kennis van de courante bureauticatoepassingen in Office 365 (Teams, Powerpoint, Word, ...).

Niveau

  • Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)

Wij bieden jou een eerste werkervaring bij de FOD Financiën en een eventueel toekomstig parcours binnen onze organisatie. Je wordt intern opgeleid.

Je wordt aangeworven onder startbaanovereenkomst als Financieel Deskundige met de bijhorende weddeschaal B1.


Loon
Minimum aanvangswedde: 1.892,59 EUR (netto maandsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Voordelen

  • gratis hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • voordelen en interessante aanbiedingen via de Benefits@work
  • mogelijkheid voor een fietsvergoeding
  • allerlei sociale voordelen
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • 26 jaarlijkse vakantiedagen die aangevuld worden met 12 tot 18 extra dagen, afhankelijk van jouw keuze rond de uurregeling
  • mogelijkheid tot telewerk

Alle informatie (loon, extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid kan je raadplegen via de website van FOD Bosa.

Contract: Contractueel

Werkregime: Voltijds

Screening van je kandidatuur.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt en voldoet aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst (jonger dan 26 jaar).

Een eerste screening gebeurt op basis van je cv en je antwoorden op de motivatievragen in de sollicitatietool zoals je die hebt opgeladen via het online formulier op de uiterste inschrijvingsdatum. Bij een groot aantal kandidaturen voor een specifieke functie is het mogelijk dat er eerst nog een telefonische pre-screening voorzien wordt. Kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functie worden uitgenodigd voor een interview.


Interview (ongeveer 30 min):

Het interview evalueert of je competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Afhankelijk van de functie is het mogelijk dat je nadien wordt opgebeld om jouw affiniteit met de functie verder uit te diepen.


Je opgeladen cv wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je het vereiste niveau behaalt.

Meer info?
Meer info over de selectieprocedure?

Informeer via rosetta@minfin.fed.be

Je solliciteert via het online formulier

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail

https://eservices.minfin.fgov.be/webForm/public/rosetta/rosetta.jsf

Annabelle Hageman - Diensthoofd team Strategie & Veranderingsbeheer
P: 0257/673 71
E: annabelle.hageman@minfin.fed.be

Maak kennis met je toekomstige collega's

Werken voor .be?

Zoek de job die bij je past en kom erbij!

Ontdek alle openstaande vacatures