Administratief assistent (m/v/x)

Brusafe is op zoek naar een Administratief assistent (M/V/X).

In het kader van die functie:

Bent u secretaris van de Raad van Bestuur en de Academische Raad:

-        Bereidt u de agenda van de verschillende vergaderingen voor,

-        Beheert u de documentatie;

-        Staat u in voor de opvolging van de beslissingen die genomen worden door de Raad.

U staat in voor de administratieve en organisatorische opvolging van de verschillende afdelingen van Brusafe met inachtneming van de vertrouwelijkheid van de verwerkte informatie:

-        De agenda’s, het organiseren van vergaderingen beheren,

-        De dossiers voorbereiden en klasseren,

-        Instaan voor de overdracht van de informatie naar de externe (scholen, administraties, andere) en interne partijen,

-        Instaan voor het dagelijks beheer van de inkomende en uitgaande briefwisseling,

-        De e-mails van generische adressen doorsturen naar diegene die er recht op hebben,

-        De briefwisseling en de notulen van de vergaderingen opstellen,

-        Deelnemen aan de organisatie van interne en externe vergaderingen, colloquia en conferenties,

-        Instaan voor het onthaal van de bezoekers.

Brusafe is de Gewestelijke School voor Veiligheids-, Preventie- en Hulpdienstberoepen. Deze school verenigt de huidige, bestaande opleidingsstructuren: de gewestelijke en intercommunale politieschool, het opleidingscentrum van de Brusselse brandweer, het instituut voor opleiding in dringende medische hulpverlening, de gewestelijke school voor openbaar bestuur (onderdeel veiligheid en preventie).   

De taken van Brusafe zijn met name:   

• het implementeren van een geïntegreerde en multidisciplinaire visie op veiligheid in de breedste zin van het woord;   
• het ondersteunen van de verschillende scholen door gemeenschappelijke processen te delen (met name secretariaat, pedagogische eenheid, communicatie, boekhouding, openbare aanbestedingen, ICT enz.);   
• het ondersteunen van de scholen door het beschikbaar stellen van een gemeenschappelijke en multidisciplinaire infrastructuur;  
• het bevorderen van de aanwerving en het jobbehoud van personeel uit de buurt binnen de Brusselse overheidsdiensten die deel uitmaken van de openbare veiligheidsberoepen; 

het beschikbaar stellen van haar kennis en infrastructuur aan openbare en zelfs particuliere organisaties, voor zover de activiteiten van deze organisaties verenigbaar zijn met haar taken.

https://brusafe.brussels/nl/homepage/

Profiel

• U beschikt minimaal over een bachelordiploma, bij voorkeur gericht op secretariaat, public relations of administratief beheer.
• Er wordt een beroepservaring van 3 jaar gewenst binnen het domein van directiesecretariaat.

Technische vaardigheden

• U beheerst de courante buroticatoepassingen van het pakket Office 365.  Kennis van Sharepoint is een troef,
• Goede redactionele vaardigheden,
• Beheersing van de twee landstalen (FR en NL). Een door Selor afgegeven kenniscertificaat is een pluspunt.

Functionele vaardigheden

• Flexibel, klantgericht en gericht op het oplossen van problemen,
• U beschikt over het nodige initiatief, bent georganiseerd en methodisch,  
• U kunt goed om met stress en emoties,
• U bent sociaal, empathisch en vertoont de nodige team spirit,

U bent gemotiveerd door de waarden van de overheidsdienst.

• Een dynamische werkomgeving;
• Een voltijds contract voor onbepaalde duur (37,5 uur/week); 
• Een bezoldiging van niveau B berekend op basis van de eventuele loonwaardering van uw eerdere ervaringen;
• Diverse extra voordelen: opleidingsmogelijkheden, extralegale verlofdagen, een tegemoetkoming in de kosten van het openbaar vervoer, enz.

De selectieprocedure omvat de volgende stappen:

-        analyse van de cv’s en schriftelijke motiveringen,

-        een schriftelijke test,

-        een gesprek met een selectiecommissie.

Stuur uw sollicitatie, d.w.z. een gedetailleerd en bijgewerkt curriculum vitae, een schriftelijke motivering en kopieën van de vereiste kwalificaties, per e-mail naar:  job@brusafe.brussels uiterlijk tegen 19/12/2022, met als titel “Administratief Assistent”. 

Onvolledige sollicitaties worden niet geanalyseerd of weerhouden.

http://brusafe.brussels