Een greep uit het takenpakket van een administratief medewerker:

Je voert administratieve, organisatorische of faciliterende taken uit: 

  • Je staat mee in voor de praktische organisatie van de activiteiten van een dienst of een persoon. Je beheert de inkomende en uitgaande post en mail, alsook de agenda. Je organiseert vergaderingen en andere evenementen binnen de dienst, stelt de uitnodigingen op en nodigt de betrokkenen uit, reserveert zalen en verzorgt de bijbehorende logistiek. Je zoekt zelfstandig naar oplossingen wanneer zich onverwachte problemen stellen bij deze activiteiten.
  • Je neemt deel aan vergaderingen en andere evenementen die soms op het laatste moment worden georganiseerd. Je regelt je tijdsgebruik en je beschikbaarheid in functie van de behoeften van het team. 
  • Je ordent en klasseert dossiers, documenten of andere informatie die relevant is voor de dienst op een toegankelijke manier en archiveert ze fysiek of elektronisch.  Je voert gegevens in in databanken of bestanden (bv. Excel, SharePoint, …) en houdt ze up to date.
  • Je behandelt dossiers uit een welbepaald en complex kennis- of expertisedomein om een beslissing te nemen:
    • Je ontvangt en leest dossierstukken na en vervolledigt het dossier, bv. door bijkomende informatie of verduidelijking in te winnen bij verschillende bronnen of op te zoeken in gegevensbestanden. 
    • Je analyseert het dossier en gaat de volledigheid en correctheid ervan na.
    • Je bereidt concrete voorstellen voor een beslissing voor en legt deze voor aan de persoon die beslissingsbevoegdheid heeft. 
  • Je bent dus in staat om mondelinge en schriftelijke informatie te verwerken, over te schrijven en te analyseren in beide talen. 

Meer info over de functie?

Mieke Heyman – Transitiemanager
Tel.: 02/572 77 03
E-mail: mieke.heyman@bosa.fgov.be

Opgelet

De openstaande vacatures in dit netwerk zijn tijdelijk en alleen voor statutaire personeelsleden of personeelsleden met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties: https://fedweb.belgium.be/nl/nieuws/2015/20150326_opdrachten_talent_exchange.

FOD Beleid & Ondersteuning VIA TALENT EXCHANGE

Het federaal sociaal secretariaat PersoPoint verzorgt sinds begin 2016 de loonadministratie voor meer dan 50 federale organisaties. PersoPoint kreeg eveneens als opdracht in te staan voor de personeelsadministratie van al deze klanten.

Momenteel verzorgt PersoPoint de personeelsadministratie van de FOD BOSA, de POD MI, de FOD Economie en de FOD Mobiliteit, de centrale diensten van de FOD Justitie, de FOD Binnenlandse zaken (administratieve diensten) en Belspo en de federale wetenschappelijke instellingen. De komende 2,5 jaar zullen ook andere federale organisaties (FOD’s, POD’s, parastatalen, …) hun personeelsadministratie aan PersoPoint overdragen.

Het team dat ondersteuning biedt voor de onboardings bestaat uit verschillende medewerkers die instaan voor een klantenportefeuille. Om de toekomstige onboardings in goede banen te leiden en de transitiemanagers bij te staan is PersoPoint op zoek naar een administratief medewerker.


Vacatures

  • Aantal (1) - 1000 Brussel - WTC III - Simon Bolivarlaan 30, bus 1 1000 Brussel

https://bosa.belgium.be/nl

Opgelet

De openstaande vacatures in dit netwerk zijn alleen voor statutaire personeelsleden of personeelsleden met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties: https://fedweb.belgium.be/nl/nieuws/2015/20150326_opdrachten_talent_exchange.

Je bent momenteel tewerkgesteld in een functie op het niveau B.

Generieke competenties

  • Je analyseert gegevens en je beoordeelt de informatie op een kritische manier.
  • Je neemt het initiatief om problemen of onverwachte situaties, verbonden aan je takenpakket, aan te pakken en alternatieven voor te stellen.
  • Je creëert en bevordert de groepsgeest door je standpunten en ideeën te delen.
  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.

Technische competenties

  • Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. Je communiceert gegevens en ideeën op een correcte wijze en zonder schrijffouten.   

Troeven

  • Je kan volkomen zelfstandig werken in een tweetalige omgeving. De vergaderingen, evenementen, werkdocumenten en de contacten met de klanten zijn in beide talen. 

Niveau

  • Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)

Opgelet

De openstaande vacatures in dit netwerk zijn tijdelijk en alleen voor statutaire personeelsleden of personeelsleden met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties: https://fedweb.belgium.be/nl/nieuws/2015/20150326_opdrachten_talent_exchange.

 

Duur van het opdracht : max 12 maanden

Contract: Talent Exchange

Werkregime: Voltijds

  1. Analyse van de cv's op basis van de competenties en de motivatie

Bedankt om uw kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en om waar nodig je overdraagbare vaardigheden te benadrukken

  1. Gesprek (max. 1 uur): Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Profiel’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het domein (technische kennis).

Omdat er soms veel kandidaturen zijn die niet voldoen aan de selectiecriteria, kunnen we geen gevolg geven aan de kandidaturen van personen die niet bij de overheid werken. 

Opgelet

De openstaande vacatures in dit netwerk zijn alleen voor statutaire personeelsleden of personeelsleden met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties: https://fedweb.belgium.be/nl/nieuws/2015/20150326_opdrachten_talent_exchange.

 

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief en een recent cv ten laatste op 31 januari 2022 naar het volgende e-mailadres: hrteam@bosa.fgov.be - met vermelding van de functietitel.

De deelnemende organisaties van het netwerk Talent exchange zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, geslacht, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing, ...

Tania Rios - HR Business Partner
P: 02/740.72.64
E: tania.rios@bosa.fgov.be

Maak kennis met je toekomstige collega's

Werken voor .be?

Zoek de job die bij je past en kom erbij!

Ontdek alle openstaande vacatures